Laatujärjestelmän rakentaminen ja ylläpito nähdään usein lisäarvoa tuottamattomana ja yritykselle liian isona ponnisteluna. Laatujärjestelmän rakentaminen vaatii toki paneutumista, mutta mikäli käytössä on laatujärjestelmän rakentamiseen ja ylläpitoon tarkoitettu ohjelmisto, se onnistuu huomattavasti nopeammin ja pienemmällä työmäärällä kuin perinteisillä menetelmillä. Dokumenttipohjat helpottavat ja nopeuttavat laatujärjestelmän rakentamiseen tarvittavien dokumenttien luomista.

Laatujärjestelmän sertifiointia pidetään tarpeettomana ja isona kustannuksena. Itse asiassa sertifiointi ei välttämättä ole edes tarpeellista, vaikka laatujärjestelmä rakennetaan. Usein asiakkaalle riittää se, että yritys todistettavasti toimii ISO9001:2015 standardin mukaisesti ja että sen toimintaa kehitetään. Kolmannen osapuolen tekemä sertifiointi, jota asiakas voi myös vaatia, on parin päivän työpanos, joka usein kannattaa, koska sertifioinnin tuloksena myös laatujärjestelmän toimivuus ja kehitystarpeet dokumentoidaan.

Laatujärjestelmän rakentaminen ja sertifiointi koetaan liian kalliiksi, ja sen katsotaan olevan liian iso investointi yritykselle. Väitän kuitenkin, että mikäli laatujärjestelmän luomiseen voidaan käyttää valmista ohjelmistoa ja dokumenttipohjia, kustannus on hyvin maltillinen yritykselle. Kyse on myös investoinnista, joka voi nopeasti maksaa itsensä takaisin esimerkiksi parempana asiakastyytyväisyytenä.

Mikäli yrityksen henkilöstö ei sitoudu laatujärjestelmän laatimiseen ja sen mukaan toimimiseen, sen hyötyarvo on kyseenalainen. Laatujärjestelmän luominen tuleekin nähdä ja viestiä yrityksen yhteisenä panostuksena tulevaisuuteen. Se myös selkeyttää toimintoja, koska silloin prosessit ja toimintatavat on kaikkien tiedossa ja saatavilla.

Laatujärjestelmästä viestiminen yrityksen sisällä siten, että saadaan henkilöstö mukaan rakentamaan ja ylläpitämään laatujärjestelmää on usein haastavaa. Laatujärjestelmä on osa yrityksen toimintoja, ei irrallinen kokonaisuus, ja se tulee ottaa mukaan sisäiseen raportointiin ja viestintään. Verkkopohjaisesta laatujärjestelmästä saadaan paljon sisältöä tiimipalavereihin ja henkilöstön yhteisiin tilaisuuksiin. Laatujärjestelmän avulla laadusta tehdään läpinäkyvää ja helposti viestittävää, jolloin siihen liittyvä mystisyys katoaa.

Usein toistetaan, että yrityksellä ei ole aikaa keskittyä laatujärjestelmän rakentamiseen, käyttöönottoon ja kehittämiseen. Väittäisin, että on iso riski, jos resursseja ei käytetä laatujärjestelmän rakentamiseen, puhumattakaan kehittämisestä. Jo yksikin reklamaatio tai menetetty asiakkuus saattaa olla niin merkittäviä kustannus, että laatujärjestelmä olisi jo maksanut itsensä takaisin. Valmiin ohjelmiston avulla laatujärjestelmään liittyvien resurssien tarve pienenee, sillä silloin on käytössä valmiit työkalut laatujärjestelmän luomiseen ja ylläpitoon.

Yleinen väittämä on myös, että yrityksellä ei ole sellaista osaamista, että laatujärjestelmä pystytään luomaan tai ylläpitämään. Laatujärjestelmän luominen on kuitenkin maalaisjärjen käyttöä parhaimmillaan. Se vaatii toki standardin ymmärtämisen, mutta asian tekee helpoksi pilvipalveluna toimivat työkalut, joiden avulla myös tietotaitoa pystytään kehittämään.

Mikäli vaatimus laatujärjestelmän luomisesta ei tule asiakkaalta, on se huomattavasti helpompi jättää rakentamatta. Mitä suurempia ja kansainvälisempiä asiakkaat ovat, sitä todennäköisemmin ne vaativat laatujärjestelmän. Vaikka nykyiset asiakkaat eivät vaatisi laatujärjestelmää, voi silti olla paikallaan yllättää asiakas rakentamalla laatujärjestelmä oma-aloitteisesti. Se jos mikään osoittaa asiakkaan kunnioittamista ja merkittävyyttä sekä sitoutumista yhteistyöhön.

Monesti laatujärjestelmän hyödyt eivät näy ja realisoidu heti. Laatujärjestelmän laatiminen ja ylläpito turvaa yrityksen laaduntuottokyvyn pitkällä aikajänteellä. Laatujärjestelmästä saatavan informaation perusteella pystytään löytämään kehityskohteita, ja niiden kuntoon laittamisella saavutettavat hyödyt konkretisoituvat nopeasti.

Laatujärjestelmä lisää raportointia, joka on ylimääräistä työtä. Tämä on totta, mutta raportointikin voidaan tehdä helpoksi. Pilvipohjaisia laatujärjestelmiä pystytään käyttämään kännykällä, tabletilla tai tietokoneella. Myös raportoinnin määrään ja laajuuteen pystyy yritys vaikuttamaan itse. Raportointia pystytään tarvittaessa tekemään varsin leanisti.
Laatujärjestelmä on yksi yrityksen menestyksen perustoista, ja siksi haastankin kaikki yrityksen ottamaan käyttöön modernit laatujärjestelmätyökalut, joilla kaikki yllä olevat haasteet on voitettavissa. Laatujärjestelmä on suuri mahdollisuus, ja laadukkaan toiminnan tae pitkässä juoksussa.