Mikä on ympäristöjärjestelmä ja mitkä ovat sen hyödyt?
Koetteko tarvetta vähentää yrityksenne aiheuttamaa ympäristökuormitusta, mutta aloittaminen tuntuu vaikealta? Esittävätkö asiakkaanne vaatimuksia ympäristönsuojelun tai sertifioinnin suhteen? Haluatteko tehdä systemaattista työtä energian kulutuksen tai jätteiden tuoton vähentämiseksi?
Jos vastaus yhteenkään kysymykseen on kyllä, kannattaa yrityksenne harkita ISO 14001 standardin mukaista ympäristöjärjestelmää. Matkan kohti sertifioitua ympäristöjärjestelmää ei tarvitse olla monimutkainen, vaaditaan vain hieman etukäteissuunnittelua.
Mitkä ovat ympäristöjärjestelmän hyödyt?
ISO on julkaissut 12 sivua pitkän esitteen koskien ISO 14001 sertifioinnin hyötyjä, tiivistetään tähän niistä viisi merkittävää.
1. Johdon aktiivisempi sitoutuminen ja työntekijöiden osallistuminen
Ympäristöjärjestelmä ohjaa miettimään sekä strategista suuntaa että käytännön toimenpiteitä, joilla ympäristökuormitusta voidaan pienentää.
2. Yrityksen maine
Vastuullista toimintaa voidaan jo käytännössä pitää liiketoimintaedellytyksenä. ISO 14001 avulla yritys voi osoittaa tekevänsä systemaattista työtä ympäristön eteen.
3. Kustannussäästöt
Vähentynyt energian kulutus, parempi kierrätys tai materiaalitehokas tuotesuunnittelu säästävät kuluja.
4. Sidosryhmien odotuksiin vastaaminen
Asiakkaiden lisäksi monet työntekijät, ympäröivä yhteiskunta ja monet muut sidosryhmät odottavat yrityksiltä proaktiivista otetta ympäristökuormituksen vähentämiseksi.
5. Kyky vastata nykyisiin ja tuleviin vaatimuksiin
ISO 14001 pakottaa miettimään mitkä lakisääteiset vaatimukset organisaatiota koskevat ja miten ne saadaan täytettyä.
Lataa ilmainen ISO 9001:2015 laatukäsikirjan malli
Löydä kaikki yrityksesi laatudokumentit yhdestä paikasta. QMCloudsissa ne ovat helposti koko henkilöstön saatavilla.
Toimivan ympäristöjärjestelmän rakentaminen
Iso 14001 ei anna suoria ympäristötehokkuusvaatimuksia, vaan asettaa raamit ohjaamaan toimivan ympäristöjärjestelmän rakentamista. Koska nämä raamit ovat yleisellä tasolla, voidaan ISO 14001 standardia soveltaa hyvin erilaisilla toimialoilla.
Mistä ympäristöjärjestelmässä on kyse?
Järjestelmän tavoite on olla integroitu osaksi yrityksen päätöksentekoa negatiivisten ympäristövaikutusten sekä niiden aiheuttamien kustannusten pienentämiseksi. Ympäristöjohtamisjärjestelmä liittyy nimensä mukaisesti suoraan johtamiseen - se antaa työkaluja päätöksenteon tueksi. Riippuen yrityksenne nykytilanteesta, nämä voivat olla uusia työkaluja tai asioita, joita jo toteutatte.
Mikä ISO 14001 ympäristöjärjestelmä on?
ISO 14001 on kansainvälisen standardisoimisjärjestö ISO:n julkaisema standardi. Sen voidaan sanoa olevan maailmanlaajuinen, koska sertifioituja yrityksiä ja organisaatioita on noin 300 000 yli 170 maassa.
Standardi päivitetään noin 7-8 vuoden välein, jotta se vastaa liiketoimintaympäristöjen muutokseen. Nykyinen versio on vuonna 2015 julkaistu versio, joka on nimeltään ISO 14001:2015.
ISO 14001:2015 päivitetyt vaatimukset ovat:
- Ympäristöjohtamisen olevan osa organisaation strategista johtamista
- Suurempaa sitoutumista organisaation johdolta
- Ympäristön suojeleminen proaktiivisten toimien kautta. Esimerkiksi kestävä resurssien käyttö
- Keskittyminen elinkaariajatteluun, jotta voidaan varmistaa ympäristön huomioon ottaminen suunnittelusta elinkaaren loppuun
- Sidosryhmille suunnattu kommunikaatiostrategia
ISO 14001:2015 päivitysten tavoite on ollut myös parempi integraatio muiden johtamisjärjestelmien (ISO 9001, ISO 45001) kanssa. Uudistettu ISO 14001 noudattaa samaa yhteistä rakennetta sekä käyttää samoja avaintermejä ja -määritelmiä kuin laatujärjestelmästandardi ISO 9001:2015 ja työterveyden ja –turvallisuuden standardi ISO 45001. Yhteinen rakenne helpottaa standardien yhtä aikaista käyttöä.
Ympäristöjohtamisjärjestelmän ydin
Ympäristöjohtamisjärjestelmän ytimessä on ns. ympäristönäkökohtien tunnistaminen, jolla tarkoitetaan organisaation (positiivista tai negatiivista) vaikutusta ympäristöön. Tyypillisiä negatiivisia vaikutuksia ovat energian kulutus, luonnonvarojen käyttö (esimerkiksi raakamateriaalit), jätteen tuotto. On helppoa havaita kaikkien näiden negatiivisten vaikutusten pienentämisen myös laskevan kustannuksia, joten systemaattisella negatiivisten ympäristövaikutusten pienentämisellä on myös liiketaloudelliset perusteet.
Kun olet saanut käsityksen standardin sisällöstä voit tehdä arvion, kuinka paljon yrityksessänne jo olemassa olevia prosesseja voidaan hyödyntää ja kuinka paljon uutta tarvitsee rakentaa. Tässä vaiheessa on myös hyvä seisahtua totuuden äärelle – haluammeko rakentaa ympäristöjärjestelmän ja mikä on sen tavoite? Tämä on merkittävä kysymys, koska toiminnan kehittämisessä on kyse prosesseista, ei projektista. Toiminnan muuttaminen puolestaan vaatii (johdon) sitoutumista ja sinnikkyyttä pitää tehdystä päätöksestä kiinni. QMCloudsin työkaluja voidaan yrityksessä hyödyntää myös ajateltaessa kevyempää ratkaisua – esimerkiksi ympäristöhavaintojen tekeminen onnistuu helposti ottamalla käyttöön poikkeamaraportoinnin. Järjestelmää ja käyttöähän voi laajentaa myös pikkuhiljaa.
Mistä lähteä liikkeelle?
Kun yrityksessänne on sitouduttu ympäristöjärjestelmän luomiseen, on aika kääriä hihat ja ryhtyä hommiin!
Ensimmäinen päätös koskee sitä millä laajuudella standardia tullaan yrityksessä soveltamaan. Otetaanko ympäristöjohtamismenettelyt käyttöön koko yrityksessä vai rajataanko joitain toimintoja pois? Mahdollinen rajaaminen täytyy tehdä huolella ja se pitää pystyä perustelemaan, mikäli sertifiointiin joskus ryhdytään.
Toinen strateginen linjaus kohdistuu siihen, halutaanko järjestelmä sertifioida vai ei. Alkuun voi olla helpompaa ottaa oppimisvaihe soveltaen standardin työkaluja ja pyrkiä toimimaan ISO 14001 mukaisesti, mutta odottaa hetki sertifioinnin kanssa. Pitkässä juoksussa sertifiointi yleensä kuitenkin tuo toimintaan ryhtiä sekä jatkuvuutta. Mikä päätöksenne onkaan, ovat QMCloudsin työkalut helposti otettavissa käyttöön ja käytettävissä uusia, parempia prosesseja luodessanne!
Kun strateginen suunta on valittu
Strategisen suunnan valittuanne on syytä miettiä ympäristöjohtamiselle asetettavia tavoitteita sekä laatia suunnitelma missä aikataulussa ja miten ympäristöjärjestelmä halutaan ottaa käyttöön. Käyttöönottoa helpottaa huomattavasti, mikäli suunnitelma tehdään yhdessä työn tekemiseen osallistuvien tekijöiden kanssa. Osallistamalla sitoutuminen uuteen yleensä kasvaa. Tavoitteiden asettamisen suhteen voi miettiä painopisteitä – halutaanko keskittyä tuotteen tai palvelun elinkaaren johonkin vaiheeseen, suunnitteluun, valmistukseen vai käyttöön? Vähentää energian käyttöä tai parantaa kierrätystä? Vai jotain muuta? Luonnollisesti kaikkia edellä mainittuja, mutta resurssien rajallisuus on kuitenkin syytä pitää mielessä jokseenkin realistisesti. Oli painopiste mikä tahansa, asiakkaasta kannattaa aina aloittaa.
Merkittävä osa mitä tahansa johtamisjärjestelmää on ”dokumentoitu tieto” eli yrityksen omat kuvaukset siitä, miten johtamisjärjestelmä yrityksessä toimii. Näiden luominen tyhjästä voi olla vaativa tehtävä, tähän tukena ovat jo aiemmin mainitut QMClouds:n luomat valmiit pohjat. Niiden avulla aloittaminen vähentää työmäärää huomattavasti.
Asenne johtamisjärjestelmää kohtaan
Johtamisjärjestelmien kritisoidaan usein olevan byrokraattisia tai paperilla tehtäviä harjoituksia. Tämä on totta monien sellaisten yritysten kohdalla, joiden asenne järjestelmää kohtaan on saada järjestelmä ainoastaan sertifioitua esimerkiksi markkinointia varten. Jos ympäristöjärjestelmän aikoo rakentaa, kannattaa investoinnista ottaa myös sen tuomat hyödyt irti keskittyen järjestelmän tavoitteisiin negatiivisten ympäristövaikutusten vähentämiseksi sekä kustannusten pienentämiseksi, ei standardin vaatimusten täyttämiseksi.
Tätä lähestymistä ajatellen saattaa olla hyödyllistä käyttää jo valmiiksi mietittyjä työkaluja ja pohjia, kuten QMClouds:n tarjoama poikkeamaraportointi ja riskien arviointi, jotta yrityksenne voi keskittyä rakentamaan tehokkaita prosesseja työkalujen hiomisen sijaan.
