Auditoijamme: kokenut asiantuntija, ei tarkistuslistan lukija
Auditoinnin arvo ratkeaa siinä, kuka sen tekee. QMCloudsin auditoinnit tekee Ilkka Sillanpää, tekniikan ja kauppatieteiden tohtori sekä tuotantotalouden dosentti, jolla on 20 vuoden kokemus teollisuuden hankinta- ja toimitusketjujohdosta.
Sisäinen auditointi, ennakkoauditointi ja toimittaja-arviointi ovat kaikki asiantuntijatyötä: sama päivä toimipaikallanne tuottaa joko mekaanisen havaintolistan tai näkemyksen siitä, missä toimintanne oikeasti vuotaa. Ero syntyy auditoijasta. Meillä auditoinnin tekee henkilö, joka on itse johtanut globaaleja hankintaorganisaatioita, tutkinut toimittajien arviointia väitöskirjatasolla ja istunut pöydän molemmilla puolilla, sekä auditoitavana että auditoijana.
Kokemus näkyy siinä, mitä auditoija osaa kysyä.
Näin auditointi etenee kanssamme
Aloituskeskustelu ja auditoinnin rajaus
Perehtyminen toimintaanne ja aineistoonne
Auditointipäivä: haastattelut ja havainnot
Raportti ja kehityskohteiden läpikäynti
- Ei tarkistuslistan mekaanista läpikäyntiä
- Ei toimialaanne tuntematonta auditoijaa
- Ei havaintoja ilman liiketoimintakytkentää
Ilkka Sillanpää, TkT, KTT
Ilkka on QMCloudsin perustajaosakas, hallituksen puheenjohtaja ja auditointien vastaava asiantuntija. Taustalla on kaksi tohtorintutkintoa, dosentuuri Oulun yliopistossa ja parikymmentä vuotta teollisuuden johtotehtävissä. Sen ansiosta auditoinnissa ei vain lueta standardin vaatimuksia, vaan tunnistetaan, mitkä niistä ovat teidän toiminnallenne oikeasti tärkeitä.
Mihin pätevyys perustuu:
- Tekniikan tohtori tuotantotaloudesta (Oulun yliopisto) ja kauppatieteiden tohtori (Vaasan yliopisto).
- Tuotantotalouden dosentti Oulun yliopistossa vuodesta 2017.
- Yli 20 vuotta teollisuuden tuotanto-, hankinta- ja johtotehtävissä.
- Globaalien toimittajaverkostojen johtaminen Euroopassa ja Aasiassa.
- Vertaisarvioituja julkaisuja toimittajien arvioinnista ja toimittajakehityksestä.
Auditointi ei ole muodollisuus vaan johtamisen työkalu. Hyvä auditoija jättää jälkeensä ymmärryksen siitä, mitä kannattaa tehdä toisin, ei pelkkää poikkeamalistaa.
Auditoijan tausta lyhyesti
- vuotta kokemusta teollisuuden hankinta- ja johtotehtävistä
- 20+
- tohtorintutkintoa: tekniikan ja kauppatieteiden tohtori
- 2
- johtamisjärjestelmästandardia: ISO 9001, ISO 14001 ja ISO 45001
- 3
- alkaen QMCloudsin perustajaosakas ja hallituksen puheenjohtaja
- 2018
Koulutus ja akateeminen tausta
Auditoinnissa käytettävä osaaminen ei ole peräisin viikonlopun kurssilta. Se on rakentunut vuosien tutkimustyöstä ja jatkuu edelleen yliopistoyhteistyönä.
Tekniikan tohtori, tuotantotalous
Väitöskirja Oulun yliopistossa tuotantotaloudesta. Pohjalla diplomi-insinöörin tutkinto kone- ja tuotantotekniikasta samasta yliopistosta, joten tekninen ymmärrys tuotannosta on ollut mukana alusta asti.
Kauppatieteiden tohtori, liiketaloustiede
Toinen väitöskirja Vaasan yliopistossa johtamisen ja organisaatioiden alalta. Yhdistelmä tekniikkaa ja liiketaloutta tarkoittaa, että auditoinnin havainnot kytkeytyvät sekä prosessiin että sen liiketoimintavaikutukseen.
Dosentti ja tutkija
Tuotantotalouden dosentti Oulun yliopistossa, aiemmin apulaisprofessori ja tutkijatohtori Vaasan yliopistossa sekä vieraileva tutkija Corvinus-yliopistossa Budapestissa. Lisäksi Euroopan komission Horizon 2020 -ohjelman asiantuntija.
Julkaistuissa tutkimusaiheissa toistuvat toimittajien arviointi ja valinta, toimittajakehitys sekä toimitusketjun suorituskyvyn mittaaminen. Ne ovat täsmälleen samoja kysymyksiä, joita toimittaja-arvioinnissa ratkotaan käytännössä.
Urapolku: mistä kokemus on kertynyt
Auditoijan uskottavuus syntyy siitä, että hän on itse ollut vastuussa niistä asioista, joita hän arvioi. Tässä lyhyesti se polku, jolta QMCloudsin auditointiosaaminen on peräisin.
Teollisuuden tuotanto ja hankinta (2004–2011)
Ura alkoi tuotannon ja hankinnan tehtävistä Metso Paperilla ja jatkui Rautaruukilla, jossa vastuulle tuli konsernitason globaali hankinta.
- Tuotanto- ja hankintatehtävät Metso Paper Oy:ssä
- Rautaruukki Oyj: alihankinnan kategoriastrategian rakentaminen konsernitasolla
- Senior Sourcing Manager, globaalin hankinnan kategoriapäälliköiden johtaminen
Vuodet, joina toimittajan arviointi opittiin ostajan penkiltä eikä oppikirjasta.
Konecranes: globaali kategoriajohtaja (2011–2016)
Vastuualueena päävaunujen ja teräksen globaali hankinta ja toimitusketju sekä hankinnan matriisiorganisaation johtaminen Euroopassa ja Aasiassa.
- Globaalien toimittajaverkostojen rakentaminen ja kehittäminen kahdella mantereella
- Toimittajasuhteiden hallinta: pitkäaikaiset sopimukset ja suorituskyvyn parantaminen
- Yhteisyritysten hankinta- ja toimitusketjuyhteistyön johtaminen
Vuosien kokemus siitä, miltä toimiva ja miltä ontuva toimittajan laatujärjestelmä käytännössä näyttää.
Tutkimus ja opetus (2014–)
Teollisuusuran rinnalla akateeminen ura: tutkijatohtori ja apulaisprofessori Vaasan yliopistossa, vieraileva tutkija Corvinus-yliopistossa ja dosentuuri Oulun yliopistossa.
- Tutkimusaiheina strategian toimeenpano, toimittajakehitys ja suorituskyvyn mittaaminen
- Vertaisarvioituja julkaisuja toimittajien arviointi- ja valintakehikoista
- Euroopan komission Horizon 2020 -ohjelman arvioiva asiantuntija vuodesta 2018
Auditoinnissa käytetyt arviointikriteerit perustuvat tutkittuun tietoon, eivät tottumukseen.
Yrittäjä, hallitusammattilainen ja auditoija (2018–)
Nykyään Ilkka toimii QMCloudsin perustajaosakkaana ja hallituksen puheenjohtajana sekä neuvonantajana ja hallitusjäsenenä useissa suomalaisissa yrityksissä.
- QMClouds: perustajaosakas ja hallituksen puheenjohtaja vuodesta 2018
- Hallitus- ja neuvonantajarooleja teollisuusyrityksissä, mm. Urjala Works Oy
- Liiketoiminnan kehittämisen neuvonantaja pk-yritysten omistajille ja johtoryhmille
Auditointi tehdään yrittäjän ja hallitusammattilaisen silmin: mikä havainto oikeasti vaikuttaa liiketoimintaan.
Käytännön kokemus ostajana ja johtajana, tutkittu tieto arviointimenetelmistä ja hallitustyön näkökulma liiketoimintaan. Näiden yhdistelmä erottaa hyödyllisen auditoinnin muodollisuudesta.
Mitä tämä tarkoittaa teidän auditoinnissanne
Ansioluettelo on kiinnostava vain, jos se näkyy auditointipäivässä. Näin se näkyy.
Auditoija osaa kysyä oikeat kysymykset. Kun on itse johtanut hankintaa ja toimitusketjua, tunnistaa nopeasti, mikä prosessikuvauksessa on kirjoitettu auditointia varten ja mikä ohjaa oikeasti työtä.
Toimittaja-arvioinnissa arvioijan tausta ratkaisee. Toimittajien arviointi- ja valintakriteerit ovat olleet Ilkan tutkimusaihe ja päivätyö, joten arviointi ei jää lomakekyselyn tasolle.
Teollisuus ja tuotanto ovat tuttuja sisältä päin. Konepajat, alihankintaverkostot ja teolliset toimitusketjut eivät vaadi erillistä perehdytystä ennen kuin päästään asiaan.
Havainnot kytketään liiketoimintaan. Poikkeama on kiinnostava vasta, kun kerrotaan, mitä se maksaa tai mitä riskiä se kasvattaa. Hallitustyön kokemus tuo tämän näkökulman mukaan.
Johdon kanssa puhutaan johdon kieltä. Johtoryhmä- ja hallitustason kokemus tarkoittaa, että auditoinnin tulokset esitetään muodossa, jonka pohjalta voidaan päättää.
Rooli pysyy riippumattomana. Auditoija ei ole rakentanut arvioitavaa järjestelmää eikä osallistu sen ylläpitoon, joten näkemys säilyy ulkopuolisena ja puolueettomana.
Sama auditoija tekee sisäiset auditoinnit, ennakkoauditoinnit ja toimittaja-arvioinnit. Tiedätte jo ennen sopimista, kuka työn tekee ja millä kokemuksella.
Milloin auditoijan kokemuksella on eniten merkitystä
Kokemattomankin auditoijan kanssa saa merkinnän auditointisuunnitelmaan. Erot näkyvät tilanteissa, joissa auditoinnilta odotetaan muutakin kuin muodollisuutta.
Tunnistatteko tilanteenne näistä?
Jos tilanteenne on jokin näistä, aloituskeskustelussa käydään läpi konkreettisesti, mitä auditointi teidän tapauksessanne tuottaisi.
Usein kysytyt kysymykset auditoijasta
- Auditoinnit tekee Ilkka Sillanpää, QMCloudsin perustajaosakas ja hallituksen puheenjohtaja. Hän on tekniikan tohtori (tuotantotalous, Oulun yliopisto), kauppatieteiden tohtori (Vaasan yliopisto) ja tuotantotalouden dosentti Oulun yliopistossa. Ensimmäisen yhteydenoton ja tarpeen kartoituksen hoitaa yleensä myyntimme, mutta itse auditointi on saman asiantuntijan käsissä alusta loppuun: suunnittelu, auditointipäivä ja raportin läpikäynti. Työtä ei siirretä eteenpäin sopimuksen synnyttyä.
- Kolmeen asiaan. Ensinnäkin käytännön kokemukseen: yli 20 vuotta teollisuuden tuotanto-, hankinta- ja johtotehtävissä, muun muassa Konecranesin globaalina kategoriajohtajana ja Rautaruukin globaalin hankinnan johdossa. Toiseksi tutkittuun tietoon: kaksi tohtorintutkintoa ja vertaisarvioituja julkaisuja toimittajien arvioinnista ja toimitusketjun suorituskyvyn mittaamisesta. Kolmanneksi johtamisnäkökulmaan: hallitus- ja neuvonantajarooleja teollisuusyrityksissä, mikä tuo auditointiin liiketoiminnan näkökulman.
- Kyllä. Auditoija ei ole rakentanut arvioitavaa johtamisjärjestelmää eikä vastaa sen ylläpidosta, joten arvio säilyy ulkopuolisena. Sisäisessä auditoinnissa juuri tämä on standardin ydinvaatimus: auditoijan on oltava riippumaton auditoitavasta toiminnasta. Ulkopuolisen käyttäminen ratkaisee tämän ongelman pk-yrityksissä, joissa oma väki auditoisi väistämättä omaa työtään.
- Vahvin kokemus on valmistavasta teollisuudesta, konepajateollisuudesta ja teollisista toimitusketjuista, joissa auditoija on itse työskennellyt globaaleissa johtotehtävissä. Johtamisjärjestelmien logiikka on kuitenkin sama toimialasta riippumatta, ja auditointi on toteutettu myös palvelualoilla ja rakentamisessa. Aloituskeskustelussa käydään avoimesti läpi, miten hyvin kokemus vastaa teidän toimintaanne.
- Ei, eikä sitä sisäiseen auditointiin, ennakkoauditointiin tai toimittaja-arviointiin tarvita. Akkreditoitu pääauditoijan pätevyys vaaditaan varsinaisten sertifiointiauditointien tekemiseen, joita QMClouds ei tee. Standardit edellyttävät sisäiseltä auditoijalta pätevyyttä ja riippumattomuutta, ja ne rakentuvat koulutuksesta, kokemuksesta ja auditointiosaamisesta. Näiltä osin kerromme taustan avoimesti tällä sivulla, jotta voitte arvioida sen itse.
- Kyllä, ja suosittelemme sitä. Kertokaa yhteydenoton yhteydessä, että haluatte tavata auditoinnin tekevän asiantuntijan, niin järjestämme tapaamisen. Näette samalla itse, vastaako kokemus tarvettanne.