Kolmannen osapuolen ulkoinen auditointi
Teemme ulkoiset auditoinnit, joilla arvioidaan ISO 9001-, ISO 14001- ja ISO 45001 -standardien vaatimusten täyttyminen. Tämä on tärkein palvelumme, ja tarjoamme sitä kaikille asiakkaillemme.
Kolmannen osapuolen ulkoisessa auditoinnissa johtamisjärjestelmäänne arvioi organisaationne ulkopuolinen, riippumaton asiantuntija. Tällä kolmannella osapuolella ei ole osuutta arvioitavaan toimintaan eikä sellaista sidosta tai eturistiriitaa, joka vaarantaisi auditoinnin riippumattomuuden tai puolueettomuuden. Arvioimme järjestelmänne sovittuja auditointikriteerejä vasten, keräämme objektiivista auditointinäyttöä ja kerromme selkeästi, missä määrin standardin vaatimukset täyttyvät ja missä kohdissa havaitaan puutteita.
Riippumaton arvio siitä, täyttyvätkö standardin vaatimukset todella.
Näin ulkoinen auditointi etenee
Aloituskeskustelu ja auditoinnin rajaus
Dokumentaation arviointi vaatimuksia vasten
Auditointikäynti: haastattelut ja näytöt
Auditointiraportti ja poikkeamien käsittely
- Ei oman työn arviointia
- Ei sidoksia järjestelmätoimittajiin
- Ei kaunisteltuja havaintoja
Mitä kolmannen osapuolen ulkoinen auditointi tarkoittaa
Auditoinnit jaetaan sen mukaan, kuka arvioinnin tekee. Kolmannen osapuolen auditoinnissa arvioijana on taho, joka ei ole osa arvioitavaa organisaatiota eikä sen asiakas.
Ensimmäinen osapuoli
Organisaatio arvioi omaa järjestelmäänsä sisäisessä auditoinnissa. Auditoinnin voi toteuttaa organisaation oma henkilöstö tai ulkopuolinen taho organisaation puolesta. Auditoijan tulee olla riittävän riippumaton arvioitavasta toiminnasta auditoinnin objektiivisuuden varmistamiseksi.
Toinen osapuoli
Toisen osapuolen auditoinnin tekee taho, jolla on intressi arvioitavaan organisaatioon, tai joku tämän tahon puolesta. Tyypillinen esimerkki on asiakkaan tai tilaajan tekemä toimittaja-arviointi.
Kolmas osapuoli
Ulkopuolinen, riippumaton asiantuntija arvioi järjestelmän. Arvioijalla ei ole sellaista sidosta arvioitavaan toimintaan tai auditoinnin lopputulokseen, joka vaarantaisi arvioinnin puolueettomuuden. Riippumattomuus lisää arvion uskottavuutta myös organisaation ulkopuolella.
Ulkoinen auditointi on QMCloudsin tärkein palvelu: arvioimme ISO 9001-, ISO 14001- ja ISO 45001 -standardien vaatimusten täyttymisen riippumattomana kolmantena osapuolena. Emme ole akkreditoitu sertifiointielin emmekä myönnä sertifikaatteja. Sen sijaan tuotamme perustellun asiantuntija-arvion, joka kertoo järjestelmänne todellisen tilan.
Miksi arvio kannattaa teettää kolmannella osapuolella
Organisaation oma arvio ja toimittajan oma vakuuttelu eivät aina riitä silloin, kun vaatimusten täyttymisestä tarvitaan uskottavaa näyttöä organisaation ulkopuolelle. Riippumaton arvio ratkaisee neljä toistuvaa ongelmaa.
Ulkopuolisen asiantuntijan tekemä riippumaton arvio tarjoaa omaa itsearviointia vahvempaa näyttöä järjestelmän tilasta ja voi tukea vaatimusten täyttymisen osoittamista asiakkaille ja tilaajille sekä sertifiointiin valmistautumista.
Auditoinnin puolueettomuus varmistetaan välttämällä sellaisia sidoksia ja eturistiriitoja, jotka voisivat vaikuttaa arviointiin. Emme auditoi ulkoisena riippumattomana arvioijana järjestelmää, jonka olemme itse rakentaneet, joten havainnot perustuvat auditointinäyttöön ja sovittuihin auditointikriteereihin.
Totutut toimintatavat näyttävät sisältä katsottuna itsestäänselviltä. Ulkopuolinen katsoo järjestelmää tuorein silmin ja voi tunnistaa puutteita, joita oma väki ei enää helposti huomaa.
Vaatimusten arviointi vaatii standardien tuntemusta. Kokenut auditoija tietää, mitä kohtaa vasten kukin havainto arvioidaan ja miten poikkeama perustellaan pätevästi.
Lopputuloksena saatte arvion, johon voitte itse luottaa ja jonka voitte näyttää eteenpäin asiakkaalle, tilaajalle tai sertifiointielimelle.
Mitä standardeja arvioimme
Arvioimme kolmen keskeisen johtamisjärjestelmästandardin vaatimusten täyttymisen joko yksitellen tai integroituna yhdellä auditointikierroksella.
ISO 9001 laadunhallinta
Arvioimme laadunhallintajärjestelmänne: prosessit, asiakasvaatimusten hallinnan, poikkeamien käsittelyn, mittarit ja jatkuvan parantamisen. Kerromme, täyttyvätkö standardin vaatimukset ja missä kohdissa on puutteita.
ISO 14001 ympäristöjärjestelmä
Arvioimme ympäristöjärjestelmänne: merkittävät ympäristönäkökohdat, lakisääteisten velvoitteiden hallinnan, ympäristötavoitteet sekä varautumisen ympäristöhäiriöihin.
ISO 45001 – työterveys- ja työturvallisuus
Arvioimme työterveys- ja työturvallisuusjärjestelmänne: vaarojen tunnistamisen, riskien arvioinnin, työntekijöiden osallistumisen, tapaturmien käsittelyn ja turvallisuuskäytäntöjen toimivuuden.
Jos käytössänne on useampi standardi, auditointi voidaan toteuttaa integroituna: yhdellä auditointisuunnitelmalla ja samoilla auditointipäivillä voidaan arvioida laadun, ympäristön sekä työterveyden ja -turvallisuuden vaatimuksia. Arvioimme järjestelmien yhteiset osat, kuten johtamisen, riskit, dokumentoinnin ja johdon katselmuksen, samalla työllä.
Näin ulkoinen auditointi etenee
Toteutamme ulkoisen auditoinnin selkeänä, ennalta sovittuna prosessina. Te tiedätte koko ajan, missä mennään, mitä arvioidaan ja mitä teiltä odotetaan.
Aloituskeskustelu ja auditoinnin rajaus
Kartoitamme tilanteenne ja sovimme, mitkä standardit, prosessit ja toimipaikat auditointi kattaa. Laadimme dokumentoidun auditointisuunnitelman.
- Arvioitavat standardit ja niiden laajuus
- Auditoinnin kohteet, toimipaikat ja aikataulu
- Dokumentoitu auditointisuunnitelma ja auditointikriteerit
Tiedätte tarkalleen, mitä vasten järjestelmäänne arvioidaan.
Dokumentaation arviointi
Käymme johtamisjärjestelmänne dokumentaation läpi standardin vaatimuksia vasten ennen auditointikäyntiä ja tunnistamme kohdat, jotka vaativat tarkempaa selvittämistä.
- Toimintakäsikirja, prosessikuvaukset ja menettelyohjeet
- Politiikat, tavoitteet, mittarit ja johdon katselmukset
- Poikkeamat, korjaavat toimenpiteet ja aiemmat auditoinnit
Auditointikäynti kohdistuu olennaiseen, koska pohjatyö on tehty etukäteen.
Auditointikäynti
Toteutamme auditoinnin paikan päällä tai sovitusti etänä: haastattelemme johtoa ja henkilöstöä, havainnoimme toimintaa ja keräämme objektiivista auditointinäyttöä suhteessa sovittuihin auditointikriteereihin.
- Johdon ja henkilöstön haastattelut
- Toiminnan havainnointi käytännössä
- Näyttöjen kerääminen ja alustavien havaintojen läpikäynti
Havainnot perustuvat todennettavaan auditointinäyttöön eivätkä oletuksiin.
Auditointiraportti ja poikkeamien käsittely
Saatte auditointiraportin, jossa havainnot on luokiteltu ja perusteltu suhteessa sovellettaviin standardin vaatimuksiin. Käymme tulokset läpi yhdessä ja sovimme korjaavien toimenpiteiden aikataulusta.
- Havaintojen luokittelu: poikkeama, huomio ja kehitysehdotus
- Jokainen poikkeama perusteltuna suhteessa sovellettavaan standardin vaatimukseen
- Korjaavien toimenpiteiden seuranta sovitusti
Raportti kertoo selkeästi, missä määrin vaatimukset täyttyvät ja missä kohdissa on puutteita.
Tyypillinen pk-yrityksen ulkoinen auditointi valmistuu parissa viikossa aloituskeskustelusta valmiiseen raporttiin. Auditointipäiviä tarvitaan yleensä yhdestä kahteen yrityksen koon, toimipaikkojen määrän ja arvioitavien standardien mukaan.
Kenelle ulkoinen auditointi sopii
Ulkoinen auditointi sopii organisaatioille, jotka haluavat riippumattoman arvion standardin vaatimusten täyttymisestä ja tarvitsevat siitä dokumentoitua näyttöä myös oman organisaationsa ulkopuolelle.
Tunnistatteko tilanteenne näistä?
Sovimme auditoinnin laajuuden aina tarpeidenne mukaan yhden standardin arvioinnista integroituun HSEQ-auditointiin, jossa laatu, ympäristö ja työturvallisuus arvioidaan samalla kertaa.
Mitä saatte
Ulkoisen auditoinnin lopputulokset ovat konkreettisia dokumentteja, jotka kestävät tarkastelun myös organisaationne ulkopuolella.
Auditointisuunnitelma ja -kriteerit
Dokumentoitu suunnitelma, joka osoittaa auditoinnin laajuuden ja sen, mitä vaatimuksia vasten järjestelmäänne arvioitiin. Suunnitelma kertoo, mitä auditointi kattoi ja mitä se ei kattanut.
Auditointiraportti
Raportti, jossa vahvuudet, poikkeamat ja huomiot on kirjattu ymmärrettävästi ja havainnot perusteltu suhteessa sovellettaviin auditointikriteereihin. Emme kirjoita epämääräistä konsulttikieltä.
Yhteenveto poikkeamista ja niiden merkittävyydestä
Konkreettinen yhteenveto havaituista poikkeamista ja niiden merkittävyydestä. Tämän pohjalta voitte suunnitella ja priorisoida tarvittavat korjaavat toimenpiteet heti auditoinnin jälkeen.
Raporttia voidaan käyttää dokumentoituna näyttönä järjestelmänne tilasta asiakkaille ja tilaajille sekä pohjana sertifiointi- ja seuranta-auditointeihin valmistautumisessa. Raportti ei korvaa akkreditoidun sertifiointielimen myöntämää sertifikaattia silloin, kun sellaista edellytetään.
Usein kysytyt kysymykset ulkoisesta auditoinnista
- Se tarkoittaa, että johtamisjärjestelmäänne arvioi taho, joka ei ole osa organisaatiotanne eikä teidän asiakkaanne. Ensimmäisen osapuolen auditointi on organisaation oman järjestelmän sisäinen auditointi, jonka voi toteuttaa oma henkilöstö tai ulkopuolinen taho organisaation puolesta. Toisen osapuolen auditointi on esimerkiksi asiakkaan tekemä toimittaja-arviointi. Kolmannen osapuolen auditoinnissa arvioija on arvioitavasta toiminnasta riippumaton eikä hänellä ole sellaisia sidoksia tai eturistiriitoja, jotka vaarantaisivat auditoinnin puolueettomuuden. Tämä lisää arvion uskottavuutta myös organisaationne ulkopuolella.
- Emme. Sertifikaatin myöntää akkreditoitu sertifiointielin, emmekä me ole sellainen. Me arvioimme riippumattomana kolmantena osapuolena, täyttyvätkö ISO 9001-, ISO 14001- ja ISO 45001 -standardien vaatimukset, ja annamme siitä perustellun asiantuntija-arvion. Moni asiakkaamme käyttää arviota juuri sertifiointiin valmistautumiseen tai dokumentoituna näyttönä järjestelmänsä tilasta asiakkailleen silloin, kun akkreditoitua sertifikaattia ei edellytetä.
- Ero on siinä, kuka auditoi ja kenen lukuun. Sisäinen auditointi on organisaation oman järjestelmän auditointi organisaation itsensä lukuun, ja standardit edellyttävät sitä säännöllisesti. Sen voi toteuttaa oma henkilöstö tai ulkopuolinen taho organisaation puolesta. Kolmannen osapuolen ulkoisen auditoinnin tekee arvioitavasta toiminnasta riippumaton taho. Teemme molempia: voimme toteuttaa organisaationne puolesta standardin edellyttämiä sisäisiä auditointeja, ja kolmannen osapuolen ulkoisena auditointina tuotamme riippumattoman arvion sovittujen vaatimusten täyttymisestä.
- Arvioimme ISO 9001 -laadunhallinnan, ISO 14001 -ympäristöjärjestelmän sekä ISO 45001 -työterveyden ja -työturvallisuuden vaatimusten täyttymisen. Voimme arvioida yhden standardin kerrallaan tai kaikki kolme integroituna yhdellä auditointikierroksella.
- Tyypillinen pk-yrityksen ulkoinen auditointi valmistuu parissa viikossa aloituskeskustelusta valmiiseen raporttiin, ja auditointipäiviä tarvitaan yhdestä kahteen. Oma työpanoksenne on pieni: aloituskeskustelu, dokumenttien toimittaminen ja auditointikäynnin haastattelut. Me hoidamme suunnittelun, arvioinnin ja raportoinnin.
- Hinta määräytyy auditoinnin laajuuden, yrityksenne koon, toimipaikkojen määrän ja arvioitavien standardien mukaan. Teemme aina selkeän tarjouksen etukäteen, jotta tiedätte kustannukset ennen työn aloittamista. Maksuttomassa aloituskeskustelussa kartoitamme tarpeenne ja annamme arvion ilman sitoutumista.
- Poikkeamien löytyminen on yksi auditoinnin mahdollisista tuloksista. Auditoinnin tarkoituksena on arvioida objektiivisesti, missä määrin sovitut auditointikriteerit täyttyvät. Raportissa jokainen poikkeama perustellaan suhteessa sovellettavaan standardin vaatimukseen. Tarvittaessa tuomme esiin poikkeamien merkittävyyden, jotta korjaavia toimenpiteitä voidaan suunnitella tarkoituksenmukaisesti. Voimme myös sopia korjaavien toimenpiteiden seurannasta, jolloin varmistamme jälkikäteen, että puutteet on korjattu.
- Ulkoisessa auditoinnissa emme arvioi järjestelmää, jonka olemme itse rakentaneet, koska se olisi oman työn arviointia eikä täyttäisi riippumattomuuden vaatimusta. Emme myöskään ole sidoksissa järjestelmätoimittajiin tai sertifiointielimiin. Jos tilanteessa on riippumattomuutta uhkaava tekijä, kerromme siitä avoimesti ennen toimeksiannon aloittamista.
Mitä kolmannen osapuolen ulkoinen auditointi tarkoittaa?+
Myönnättekö ISO-sertifikaatteja?+
Miten ulkoinen auditointi eroaa sisäisestä auditoinnista?+
Mitä standardeja arvioitte?+
Kuinka kauan auditointi kestää ja paljonko se vaatii omaa työtä?+
Mitä ulkoinen auditointi maksaa?+
Entä jos auditoinnissa löytyy poikkeamia?+
Oletteko riippumaton, jos olette myös rakentaneet järjestelmiä?+
Keskustele auditoinnista asiantuntijan kanssa
Käymme läpi tilanteenne ja tavoitteenne sekä sovimme, millainen auditointi tuottaa teille eniten hyötyä. Saatte puolueettoman asiantuntija-arvion, johon voitte luottaa.
