Ennakkoauditointi ennen sertifiointia
Kenraaliharjoitus ennen sertifiointielimen virallista auditointia: poikkeamat löytyvät ja korjataan, kun niiden korjaamiselle on vielä aikaa.
Sertifiointiauditointiin ei kannata mennä sormet ristissä. Ennakkoauditoinnissa kokenut asiantuntija käy järjestelmänne läpi samalla otteella kuin sertifiointielimen auditoija – mutta havainnot jäävät teidän käyttöönne. Saatte selkeän listan poikkeamista ja kehityskohteista ja ehditte korjata ne rauhassa ennen virallista auditointia.
Varsinaiseen auditointiin valmistautuneena – ei yllätyksiä.
Näin ennakkoauditointi etenee
Aloituskeskustelu ja auditoinnin rajaus
Dokumentaation ja järjestelmän läpikäynti
Auditointipäivä sertifioinnin otteella
Raportti ja korjaussuunnitelma
- Ei yllätyksiä auditoinnissa
- Ei arvailua valmiudesta
- Ei viime hetken paniikkia
Mitä ennakkoauditointi tarkoittaa
Ennakkoauditointi on ennen sertifiointi- tai seuranta-auditointia tehtävä arvio, jossa johtamisjärjestelmänne käydään läpi samoja vaatimuksia vasten kuin virallisessa auditoinnissa.
Kenraaliharjoitus
Ennakkoauditointi jäljittelee sertifiointielimen auditointia: samat vaatimukset, sama ote, samat kysymykset. Erona on, että havainnot jäävät teidän käyttöönne eikä niillä ole vaikutusta sertifikaattiin.
Oikea-aikainen tarkistus
Ennakkoauditointi tehdään riittävän ajoissa ennen virallista auditointia, jotta poikkeamien korjaamiselle jää aikaa. Viralliseen auditointiin mennään valmiina – ei parasta toivoen.
Varmuus valmiudesta
Saatte realistisen kuvan siitä, missä järjestelmänne on kunnossa ja missä ei. Sertifiointiin ei tarvitse lähteä arvaillen, vaan tiedätte etukäteen, mitä auditoija tulee löytämään.
Sertifiointiauditoinnissa kirjattu poikkeama viivästyttää sertifikaattia ja teettää lisätyötä. Ennakkoauditoinnissa sama poikkeama on vain työlistan rivi, jonka ehditte korjata rauhassa.
Miksi ennakkoauditointi kannattaa
Sertifiointi- ja seuranta-auditoinnit maksavat aikaa ja rahaa. Ennakkoauditointi varmistaa, ettei sijoitus valu hukkaan poikkeamien ja uusintakäyntien takia.
Sertifiointiauditoinnin yllätykset ovat kalliita: vakava poikkeama voi viivästyttää sertifikaattia kuukausilla. Ennakkoauditointi tuo yllätykset esiin silloin, kun ne ovat vielä edullisia korjata.
Kokenut auditoija tietää, mihin sertifiointielimet kiinnittävät huomiota ja millaisista puutteista poikkeamia kirjataan. Saatte arvion, joka vastaa virallisen auditoinnin tasoa.
Henkilöstönne saa harjoitusta auditointitilanteesta: haastatteluista, näyttöjen esittämisestä ja auditoijan kysymyksiin vastaamisesta. Varsinainen auditointipäivä sujuu levollisemmin.
Kaikkia havaintoja ei tarvitse korjata heti. Saatte priorisoidun listan, josta näette, mikä on korjattava ennen sertifiointia ja mikä voi odottaa.
Ennakkoauditointi maksaa itsensä takaisin, kun varsinainen auditointi menee kerralla läpi ilman vakavia poikkeamia.
Näin ennakkoauditointi etenee
Toteutamme ennakkoauditoinnin selkeänä prosessina, joka ajoitetaan tulevan sertifiointi- tai seuranta-auditoinnin mukaan.
Aloituskeskustelu ja auditoinnin rajaus
Kartoitamme, mihin auditointiin valmistaudutte, ja sovimme ennakkoauditoinnin laajuuden, aikataulun ja painopisteet.
- Tuleva sertifiointi- tai seuranta-auditointi ja sen ajankohta
- Auditoitavat standardit, prosessit ja toiminnot
- Aikataulu, joka jättää korjauksille aikaa
Ennakkoauditointi ajoitetaan niin, että korjaaville toimenpiteille jää realistinen aika.
Dokumentaation läpikäynti
Käymme läpi johtamisjärjestelmänne dokumentaation samalla tarkkuudella kuin sertifiointielin sen käy.
- Toimintakäsikirja, prosessikuvaukset ja ohjeet
- Sisäisten auditointien ja johdon katselmusten tila
- Aiempien auditointien poikkeamat ja niiden korjaukset
Dokumentaation puutteet ovat sertifiointiauditointien yleisimpiä poikkeamia – ne löytyvät jo tässä vaiheessa.
Auditointipäivä sertifioinnin otteella
Käymme järjestelmänne läpi kuten sertifiointielimen auditoija: haastattelemme henkilöstöä, pyydämme näyttöjä ja arvioimme toimintaa standardin vaatimuksia vasten.
- Henkilöstön ja johdon haastattelut
- Näyttöjen ja tallenteiden tarkistus
- Havainnot samalla vakavuusasteikolla kuin virallisessa auditoinnissa
Henkilöstönne saa samalla harjoitusta todellisesta auditointitilanteesta.
Raportti ja korjaussuunnitelma
Saatte raportin, jossa havainnot on luokiteltu vakavuuden mukaan, sekä selkeät suositukset korjaaville toimenpiteille ennen virallista auditointia.
- Poikkeamat luokiteltuina: mikä estäisi sertifioinnin, mikä ei
- Konkreettiset korjaussuositukset ja niiden järjestys
- Tulosten läpikäynti yhdessä
Tiedätte tarkalleen, mitä pitää korjata ennen sertifiointielimen saapumista.
Ennakkoauditointi kannattaa ajoittaa yhdestä kolmeen kuukautta ennen virallista auditointia, jotta korjaaville toimenpiteille jää realistinen aika. Auditointipäiviä tarvitaan yleensä yhdestä kahteen yrityksen koosta ja standardien määrästä riippuen.
Kenelle ennakkoauditointi sopii
Palvelu on suunniteltu pk-yrityksille, joilla on edessä ensimmäinen sertifiointi tai sertifiointielimen määräaikainen auditointi – ja jotka haluavat mennä siihen valmiina.
Tunnistatteko tilanteenne näistä?
Mitoitamme ennakkoauditoinnin aina tilanteenne mukaan – yhden standardin tarkistuksesta koko HSEQ-järjestelmän kattavaan läpikäyntiin, jossa laatu, ympäristö ja työturvallisuus arvioidaan samalla kertaa.
Mitä saatte
Ennakkoauditoinnin lopputulokset ovat konkreettisia dokumentteja, joiden avulla viimeistelette järjestelmänne ennen virallista auditointia.
Ennakkoauditointiraportti
Selkeä raportti, jossa havainnot on kirjattu ja perusteltu standardin vaatimuksilla – samalla tarkkuudella kuin sertifiointielimen raportissa.
Vakavuusluokitellut poikkeamat
Jokainen havainto on luokiteltu: mikä estäisi sertifikaatin myöntämisen, mikä kirjattaisiin lievänä poikkeamana ja mikä on kehitysehdotus.
Korjaussuunnitelma
Priorisoitu suunnitelma korjaaville toimenpiteille, jotta ehditte kuntoon ennen virallista auditointia. Voitte aloittaa korjaukset heti.
Kun korjaukset on tehty, menette sertifiointiauditointiin tietäen, mitä auditoija tulee näkemään.
Usein kysytyt kysymykset ennakkoauditoinnista
- Sisäinen auditointi on standardien vaatima säännöllinen arviointi, joka kuuluu johtamisjärjestelmän normaaliin vuosikelloon. Ennakkoauditointi on kertaluonteinen kenraaliharjoitus, joka ajoitetaan ennen sertifiointi- tai seuranta-auditointia ja jäljittelee sertifiointielimen arviointia. Suunnitelmallisesti toteutettu ennakkoauditointi voi samalla täyttää sisäisen auditoinnin velvoitteen – sovimme tästä aloituskeskustelussa.
- Hyvä ajankohta on yhdestä kolmeen kuukautta ennen sertifiointi- tai seuranta-auditointia. Silloin järjestelmä on jo pääosin valmis, mutta poikkeamien korjaamiselle jää vielä realistinen aika. Liian lähelle virallista auditointia ajoitettu ennakkoauditointi paljastaa ongelmat, muttei jätä aikaa korjata niitä.
- Mikään auditointi ei voi taata toisen auditoinnin tulosta. Ennakkoauditointi kuitenkin pienentää riskiä olennaisesti: kun järjestelmä on käyty läpi samoja vaatimuksia vasten ja havaitut poikkeamat on korjattu, vakavien yllätysten todennäköisyys virallisessa auditoinnissa on pieni.
- Ei. Sertifikaatin myöntää akkreditoitu sertifiointielin oman auditointinsa perusteella, eikä ennakkoauditointi vaikuta sertifiointipäätökseen. Ennakkoauditoinnin tarkoitus on varmistaa, että olette valmiita, kun sertifiointielin saapuu.
- Oma työpanoksenne on pieni: aloituskeskustelu, dokumenttien toimittaminen ja auditointipäivän haastattelut. Me hoidamme suunnittelun, toteutuksen ja raportoinnin. Tyypillisesti henkilöstönne aikaa kuluu yhteensä muutama tunti – korjaavien toimenpiteiden työmäärä riippuu havainnoista.
- Kyllä. Jos sertifiointi- tai seuranta-auditointi kattaa useamman standardin, ennakkoauditointi kannattaa toteuttaa samalla tavalla integroituna: yksi suunnitelma ja yhdet auditointipäivät kattavat laadun (ISO 9001), ympäristön (ISO 14001) sekä työterveyden ja -turvallisuuden (ISO 45001) vaatimukset.
- Hinta määräytyy auditoinnin laajuuden, yrityksenne koon ja standardien määrän mukaan. Teemme aina selkeän tarjouksen etukäteen, jotta tiedätte kustannukset ennen työn aloittamista. Maksuttomassa aloituskeskustelussa kartoitamme tilanteenne ja annamme arvion ilman sitoutumista.
Mitä eroa on ennakkoauditoinnilla ja sisäisellä auditoinnilla?+
Milloin ennakkoauditointi kannattaa tehdä?+
Takaako ennakkoauditointi sertifioinnin läpäisyn?+
Korvaako ennakkoauditointi sertifiointielimen auditoinnin?+
Kuinka paljon aikaa ennakkoauditointi vie meiltä?+
Voiko ennakkoauditoinnin tehdä useammalle standardille kerralla?+
Mitä ennakkoauditointi maksaa?+
Keskustele auditoinnista asiantuntijan kanssa
Käymme läpi tilanteenne ja tavoitteenne sekä sovimme, millainen auditointi tuottaa teille eniten hyötyä. Saatte puolueettoman asiantuntija-arvion, johon voitte luottaa.
