Förhandsrevision innan certifiering
Generalrepetition inför certifieringsorganets officiella revision. Avvikelser identifieras och åtgärdas medan det fortfarande finns tid.
Det är inte värt att gå till certifieringsrevisionen med korsade fingrar. Vid förhandsrevisionen går en erfaren expert igenom ert system med samma noggrannhet som certifieringsorganets revisor – men iakttagelserna förblir för er egen räkning. Ni får en tydlig lista över avvikelser och förbättringsområden och hinner åtgärda dem i lugn och ro innan den officiella revisionen.
Förberedd för revisionen – inga överraskningar.
Så här går förhandsrevisionen till
Inledande samtal och avgränsning av revisionen
Genomgång av dokumentation och system
Revisionsdagen med certifieringsorganets angreppssätt
Rapport och åtgärdsplan
- Inga överraskningar under revisionen
- Ingen gissning om beredskap
- Ingen sista minuten-paniksituation
Vad förhandsrevision innebär
Förhandsrevision är en bedömning som görs före certifierings- eller uppföljningsrevisionen där ert ledningssystem granskas mot samma krav som vid den officiella revisionen.
Generalrepetition
Förhandsrevision efterliknar certifieringsorganets revision: samma krav, samma angreppssätt, samma frågor. Skillnaden är att iakttagelserna är för er egen räkning och påverkar inte certifikatet.
Tidsmässigt rätt kontroll
Förhandsrevisionen genomförs i god tid före den officiella revisionen så att det finns tid att åtgärda avvikelser. Ni går in i den officiella revisionen redo och inte bara med förhoppningar.
Säkerhet om beredskap
Ni får en realistisk bild av vad i ert system som är i ordning och vad som inte är det. Ni behöver inte gissa inför certifieringen utan vet i förväg vad revisorn kommer att hitta.
En avvikelse antecknad vid certifieringsrevisionen försenar certifikatet och medför extra arbete. Vid förhandsrevision är samma avvikelse bara en punkt på arbetslistan som ni hinner åtgärda i lugn och ro.
Varför förhandsrevision är värdefullt
Certifierings- och uppföljningsrevisioner kostar tid och pengar. Förhandsrevision säkerställer att er investering inte går till spillo på grund av avvikelser och återbesök.
Överraskningar vid certifieringsrevisionen är dyra. En allvarlig avvikelse kan fördröja certifikatet med flera månader. Förhandsrevisionen avslöjar överraskningarna när det fortfarande är kostnadseffektivt att åtgärda dem.
En erfaren revisor vet vad certifieringsorganen fokuserar på och vilka brister som ger upphov till avvikelser. Ni får en bedömning som motsvarar den officiella revisionens nivå.
Er personal får öva sig på revisionssituationen: intervjuer, föredragning av bevis och svar på revisorns frågor. Själva revisionsdagen går lugnare.
Alla iakttagelser behöver inte åtgärdas omedelbart. Ni får en prioriterad lista där ni ser vad som måste fixas före certifieringen och vad som kan vänta.
Förhandsrevision betalar sig när den ordinarie revisionen klaras utan allvarliga avvikelser i ett enda försök.
Så här går förhandsrevisionen till
Vi genomför förhandsrevisionen som en tydlig process som anpassas efter den kommande certifierings- eller uppföljningsrevisionen.
Inledande samtal och avgränsning av revisionen
Vi kartlägger vilken revision ni förbereder er för och kommer överens om förhandsrevisionens omfattning, tidplan och fokusområden.
- Kommande certifierings- eller uppföljningsrevision och dess tidpunkt
- Standarder, processer och funktioner som ska revideras
- En tidplan som ger utrymme för åtgärder
Förhandsrevisionen schemaläggs så att det finns realistisk tid för korrigerande åtgärder.
Genomgång av dokumentation
Vi granskar ert ledningssystems dokumentation med samma noggrannhet som certifieringsorganet gör.
- Verksamhetshandbok, processbeskrivningar och instruktioner
- Status för interna revisioner och ledningens genomgångar
- Avvikelser från tidigare revisioner och deras åtgärder
Dokumentationsbrister är de vanligaste avvikelserna vid certifieringsrevisioner – de upptäcks redan i detta skede.
Revisionsdagen med certifieringsorganets angreppssätt
Vi går igenom ert system som en certifieringsrevisor: intervjuar personal, begär bevis och bedömer verksamheten mot standardens krav.
- Intervjuer med personal och ledning
- Kontroll av bevis och inspelningar
- Iakttagelser med samma allvarlighetsgrad som i officiell revision
Er personal får samtidigt träna på en verklig revisionssituation.
Rapport och åtgärdsplan
Ni får en rapport där iakttagelserna är klassificerade efter allvarlighetsgrad samt tydliga rekommendationer för korrigerande åtgärder före den officiella revisionen.
- Avvikelser klassificerade: vad som skulle hindra certifiering och vad som inte skulle göra det
- Konkreta förbättringsförslag och deras prioritering
- Genomgång av resultaten tillsammans
Ni vet exakt vad som måste åtgärdas innan certifieringsorganet kommer på besök.
Förhandsrevision bör schemaläggas en till tre månader före den officiella revisionen så att korrigerande åtgärder hinner genomföras. Antalet revisionsdagar är vanligtvis mellan en och två beroende på företagets storlek och antalet standarder.
För vem förhandsrevision passar
Tjänsten är utformad för små och medelstora företag som står inför sin första certifiering eller en planerad revision av certifieringsorganet – och som vill vara redo för den.
Känner ni igen er i någon av dessa situationer?
Vi anpassar alltid förhandsrevisionen efter er situation – från kontroll av en standard till en heltäckande genomgång av hela HSEQ-systemet där kvalitet, miljö och arbetsmiljö bedöms samtidigt.
Vad ni får
Resultatet av förhandsrevisionen är konkreta dokument som hjälper er att färdigställa ert system före den officiella revisionen.
Rapport från förhandsrevisionen
En tydlig rapport där iakttagelser dokumenteras och motiveras med standardens krav – med samma noggrannhet som i certifieringsorganets rapport.
Avvikelser klassificerade efter allvarlighetsgrad
Varje iakttagelse klassificeras: vad som skulle hindra certifikatsutfärdande, vad som noteras som mindre avvikelse och vad som är ett förbättringsförslag.
Åtgärdsplan
En prioriterad plan för korrigerande åtgärder så att ni hinner åtgärda innan den officiella revisionen. Ni kan påbörja åtgärder direkt.
När åtgärderna är genomförda går ni till certifieringsrevisionen med vetskap om vad revisorn kommer att se.
Vanliga frågor om förhandsrevision
- Internrevision är en regelbunden bedömning som krävs av standarderna och ingår i ledningssystemets normala årshjul. Förhandsrevision är en engångs generalrepetition som schemaläggs före certifierings- eller uppföljningsrevisionen och efterliknar certifieringsorganets bedömning. En välplanerad förhandsrevision kan samtidigt uppfylla kravet på internrevision – detta klargörs i det inledande samtalet.
- En bra tidpunkt är en till tre månader före certifierings- eller uppföljningsrevisionen. Då är systemet mestadels färdigt, men det finns fortfarande tid att åtgärda avvikelser. En förhandsrevision som ligger för nära den officiella revisionen avslöjar problemen men lämnar ingen tid för åtgärder.
- Ingen revision kan garantera resultatet av en annan revision. Förhandsrevisionen minskar dock risken väsentligt: när systemet är genomgånget mot samma krav och upptäckta avvikelser åtgärdade är sannolikheten för allvarliga överraskningar vid den officiella revisionen låg.
- Ert eget arbetsinsats är liten: inledande samtal, dokumentleverans och intervjuer under revisionsdagen. Vi sköter planering, genomförande och rapportering. Vanligtvis tar personalens insats sammanlagt några timmar – arbetsmängden för korrigerande åtgärder beror på iakttagelserna.
- Ja. Om certifierings- eller uppföljningsrevisionen omfattar flera standarder bör förhandsrevisionen genomföras integrerad på samma sätt: en plan och revisionsdagar som täcker krav för kvalitet (ISO 9001), miljö (ISO 14001) samt arbetsmiljö och trygghet (ISO 45001).
- Priset bestäms av revisionens omfattning, företagets storlek och antal standarder. Vi ger alltid en tydlig offert i förväg så att ni känner till kostnaderna innan arbetet påbörjas. Vid det kostnadsfria inledande samtalet kartlägger vi er situation och ger en uppskattning utan bindning.
Vad är skillnaden mellan förhandsrevision och intern revision?+
När är det bäst att göra en förhandsrevision?+
Garanterar förhandsrevisionen godkänt vid certifieringen?+
Hur mycket tid tar förhandsrevisionen från vår sida?+
Kan förhandsrevision göras för flera standarder samtidigt?+
Vad kostar förhandsrevisionen?+
Diskutera revision med en expert
Vi går igenom er situation och era mål samt kommer överens om vilken revision som ger er mest nytta. Ni får en opartisk expertbedömning som ni kan lita på.
