Förhandsrevision före certifiering
Generalrepetition inför certifieringsorganets officiella revision: avvikelser identifieras och åtgärdas medan det fortfarande finns tid.
Det är inte lämpligt att gå in i certifieringsrevisionen med fingrarna korsade. Vid förhandsrevisionen granskar en erfaren expert ert system med samma angreppssätt som certifieringsorganets revisor – men observationerna blir för er användning. Ni får en tydlig lista på avvikelser och förbättringsområden och hinner åtgärda dem lugnt innan den officiella revisionen.
Förberedd för den faktiska revisionen – inga överraskningar.
Så här går förhandsrevisionen till
Inledande samtal och avgränsning av revisionen
Genomgång av dokumentation och system
Revisionsdag med certifieringsorganets angreppssätt
Rapport och åtgärdsplan
- Inga överraskningar under revisionen
- Ingen gissning om beredskap
- Ingen sista-minuten-panikk
Vad är förhandsrevision
Förhandsrevision är en bedömning som görs före certifierings- eller uppföljningsrevisionen, där ert ledningssystem granskas mot samma krav som den officiella revisionen.
Generalrepetition
Förhandsrevision efterliknar certifieringsorganets revision: samma krav, samma metod, samma frågor. Skillnaden är att observationerna är för er egen användning och inte påverkar certifikatet.
Rättidig kontroll
Förhandsrevision görs i god tid före den officiella revisionen så att det finns tid att åtgärda avvikelserna. Den officiella revisionen genomförs när ni är redo – inte baserat på hopp.
Säkerhet om beredskapen
Ni får en realistisk bild av vad som fungerar i systemet och vad som inte gör det. Ni behöver inte gissa inför certifieringen, utan vet på förhand vad revisorn kommer att hitta.
En avvikelse dokumenterad vid certifieringsrevision fördröjer certifikatet och medför extra arbete. Vid förhandsrevision är samma avvikelse bara en rad i arbetslistan som ni hinner åtgärda i lugn och ro.
Varför förhandsrevision är värdefullt
Certifierings- och uppföljningsrevisioner kostar både tid och pengar. Förhandsrevision säkerställer att investeringen inte går till spillo på grund av avvikelser och omrevisioner.
Överraskningar under certifieringsrevisionen är kostsamma: en allvarlig avvikelse kan fördröja certifikatet i flera månader. Förhandsrevisionen avslöjar överraskningarna när det fortfarande är kostnadseffektivt att åtgärda dem.
En erfaren revisor vet vad certifieringsorgan fokuserar på och vilka brister som leder till avvikelser. Ni får en bedömning på samma nivå som vid den officiella revisionen.
Er personal får träna på auditationsituationen: intervjuer, bevisframställning och att svara på revisorns frågor. Den faktiska revisionsdagen går lugnare.
Inte alla observationer måste åtgärdas omgående. Ni får en prioriterad lista som visar vad som måste fixas före certifieringen och vad som kan vänta.
Förhandsrevision betalar sig när den faktiska revisionen klaras utan allvarliga avvikelser på första försöket.
Så här går förhandsrevisionen till
Vi genomför förhandsrevisionen som en tydlig process, tidssatt efter den kommande certifierings- eller uppföljningsrevisionen.
Inledande samtal och avgränsning av revisionen
Vi kartlägger vilken revision ni förbereder er för och kommer överens om förhandsrevisionens omfattning, tidplan och fokusområden.
- Kommande certifierings- eller uppföljningsrevision och dess tidpunkt
- Standarder, processer och funktioner som ska granskas
- Tidplan som lämnar tid för korrigeringar
Förhandsrevisionen tidssätts så att det finns realistisk tid för korrigerande åtgärder.
Genomgång av dokumentation
Vi granskar ert ledningssystems dokumentation med samma noggrannhet som certifieringsorganet.
- Kvalitetshandbok, processbeskrivningar och instruktioner
- Status för interna revisioner och ledningens genomgångar
- Avvikelser från tidigare revisioner och deras åtgärder
Dokumentationsbrister är vanliga avvikelser vid certifieringsrevisioner – de upptäcks redan i detta skede.
Revisionsdag med certifieringsorganets angreppssätt
Vi går igenom ert system som certifieringsorganets revisor: intervjuar personal, begär bevis och bedömer verksamheten mot standardens krav.
- Intervjuer med personal och ledning
- Kontroll av bevis och register
- Observationer bedömda med samma allvarlighetsgrad som vid officiell revision
Er personal får samtidigt träning i en verklig revisionssituation.
Rapport och åtgärdsplan
Ni får en rapport med observationer klassificerade efter allvarlighetsgrad samt tydliga rekommendationer för åtgärder före den officiella revisionen.
- Avvikelser klassificerade: vad som skulle förhindra certifiering och vad som inte gör det
- Konkreta åtgärdsrekommendationer och deras prioritering
- Genomgång av resultaten tillsammans
Ni vet exakt vad som måste åtgärdas innan certifieringsorganet kommer.
Förhandsrevisionen bör tidssättas en till tre månader före den officiella revisionen för att ge realistisk tid för korrigerande åtgärder. Antalet revisionsdagar är vanligtvis en till två, beroende på företagets storlek och antalet standarder.
För vem passar förhandsrevision
Tjänsten är utformad för små och medelstora företag som står inför sin första certifiering eller en tidsbestämd uppföljningsrevision och vill vara väl förberedda.
Känner ni igen er i dessa situationer?
Vi anpassar alltid förhandsrevisionen efter er situation – från enstaka standardkontroller till en fullständig genomgång av HSEQ-systemet där kvalitet, miljö och arbetsmiljö bedöms samtidigt.
Vad ni får
Resultatet av förhandsrevisionen är konkreta dokument som hjälper er att färdigställa ert system inför den officiella revisionen.
Förhandsrevisionsrapport
En tydlig rapport där observationer är dokumenterade och motiverade med standardens krav – med samma noggrannhet som i certifieringsorganets rapport.
Avvikelser klassificerade efter allvarlighetsgrad
Varje observation är klassificerad: vad som skulle hindra certifikatutfärdande, vad som noteras som mindre avvikelse och vad som är ett förbättringsförslag.
Åtgärdsplan
En prioriterad plan för korrigerande åtgärder så att ni hinner bli redo före den officiella revisionen. Ni kan börja åtgärda omedelbart.
När åtgärderna är genomförda går ni in i certifieringsrevisionen med vetskapen om vad revisorn kommer att se.
Vanliga frågor om förhandsrevision
- Internrevision är en regelbunden bedömning som krävs av standarderna och ingår i ledningssystemets normala årsrytm. Förhandsrevision är en engångs generalrepetition som sker före certifierings- eller uppföljningsrevisionen och efterliknar certifieringsorganets bedömning. En planerad förhandsrevision kan samtidigt uppfylla kravet på internrevision – detta avtalas i inledningssamtalet.
- En bra tidpunkt är en till tre månader före certifierings- eller uppföljningsrevisionen. Då är systemet i huvudsak klart men det finns fortfarande realistisk tid att åtgärda avvikelser. En förhandsrevision som sker för nära den officiella revisionen avslöjar problem men lämnar ingen tid för att åtgärda dem.
- Ingen revision kan garantera resultatet av en annan. Förhandsrevisionen minskar dock risken avsevärt: när systemet är genomgånget mot samma krav och identifierade avvikelser är åtgärdade är sannolikheten för allvarliga överraskningar vid den officiella revisionen liten.
- Nej. Certifikatet utfärdas av ett ackrediterat certifieringsorgan baserat på deras egen revision, och förhandsrevisionen påverkar inte beslutet. Syftet med förhandsrevisionen är att säkerställa att ni är redo när certifieringsorganet kommer.
- Ert eget arbetsinsats är liten: inledande samtal, leverans av dokument och intervjuer under revisionsdagen. Vi sköter planering, genomförande och rapportering. Vanligtvis tar er personals tid sammanlagt några timmar – mängden arbete för åtgärder beror på observationerna.
- Ja. Om certifierings- eller uppföljningsrevisionen täcker flera standarder bör förhandsrevisionen göras integrerat: en plan och ett antal revisionsdagar täcker kvalitets- (ISO 9001), miljö- (ISO 14001) samt arbetsmiljö- och säkerhetskrav (ISO 45001) samtidigt.
- Priset bestäms av revisionens omfattning, företagets storlek och antalet standarder. Vi ger alltid ett tydligt offert i förväg så att ni vet kostnaderna innan arbetet påbörjas. I ett kostnadsfritt inledande samtal kartlägger vi er situation och ger en bedömning utan förpliktelser.
Vad är skillnaden mellan förhandsrevision och internrevision?+
När är det bäst att göra en förhandsrevision?+
Garanterar förhandsrevisionen att certifieringen klaras?+
Ersätter förhandsrevisionen certifieringsorganets revision?+
Hur mycket tid kräver förhandsrevisionen av oss?+
Kan förhandsrevisionen göras för flera standarder samtidigt?+
Vad kostar en förhandsrevision?+
Diskutera auditering med en expert
Vi går igenom er situation och era mål samt kommer överens om vilken auditering som ger er mest nytta. Ni får en opartisk expertbedömning som ni kan lita på.
