Kauneus on katsojan silmässä, sanotaan. ”Hyvälle laadulle” onkin paljon määritelmiä, joten terminä laadunparantaminen jää yleisesti käsiteltynä helposti epämääräiseksi. Tässä tekstissä pyrin kuvaamaan yleisiä laadunparantamisen periaatteita sekä miten QMClouds ohjelmistoa voi hyödyntää yrityksen ponnisteluissa laadun parantamiseksi.
Kolme suurta laatukehittäjää Deming, Juran ja Crosby ovat kaikki jättäneet laadunparantamisen kentälle oman jälkensä. Deming toi muun muassa niin sanotun PDCA-ympyrän (jatkuvan parantamisen ympyrä), jolle ISO laatu-, ympäristö- ja turvallisuusjärjestelmät pohjaavat. Juran popularisoi pareton laadunkehittämisen työkaluksi sekä ennen kaikkea oli ensimmäisiä laatukustannuksista (”cost of poor quality”) kirjoittaneita. Crosby esitteli läntiselle pallonpuoliskolle ”First Time Right” (ensimmäisellä oikein) periaatteen. Miten näitä ajatuksia voidaan hyödyntää käytännössä?
Laatukustannusten käsitteet
Aloitetaan laatukustannusten käsitteestä. Huonosta laadusta johtuvat kustannukset aiheutuvat tavoitellun ja aikaansaadun tuotteen tai palvelun laatueroista. Suoria laatukustannuksia ovat korjaamisen, uudelleen tekemisen ja hävittämisen kustannukset, sekä uusien materiaalien kustannukset. Epäsuoria laatukustannuksia ovat esimerkiksi lisämyynnin menetys tai kustannukset siitä, että virheiden korjaamiseen tarvittavia resursseja ei voida käyttää tuottaviin tarkoituksiin. QMClouds ohjelmistoon on helppo lisätä poikkeamaraportoinnin yhteydessä laatukustannukset. Myöhemmän analysoinnin helpottamiseksi kunkin raportin kohdalla voi käyttää tageja, joiden avulla raportteja & kustannuksia voidaan jaotella. Tällöin pääset kärryille sekä siitä missä prosessin vaiheessa virheet esiintyvät, kuinka paljon niitä pääsee loppuasiakkaalle saakka sekä siitä missä vaiheessa kustannukset muodostuvat.
Laatukustannuksia voisi jaotella myös lean-ajattelun mukaisesti, mutta siitä ehkä lisää tuonnempana… Aloitetaan lean six sigma ajattelun lähestyminen tällä kertaa Crosbyn ”ensimmäisellä oikein” ajatuksen kautta. Ajatus on periaatteessa yksinkertainen – organisaation tulee ottaa laatutavoitteekseen nolla virhettä (”zero defects”) ja sitoutua pitkäjänteisesti tämän saavuttamiseksi. Käytännössä, koska emme ole koneita, tämä onkin vaikeampi juttu. QMClouds ohjelmiston tuki nolla virhettä tavoitteen saavuttamiseksi on erittäin helppokäyttöinen mobiiliapplikaatio, jolla palautteen antaminen osastojen välillä on erittäin helppoa. Kun applikaatiota käyttää on helppo seurata missä virheitä ja niihin liittyviä kustannuksia esiintyy eniten ja näin suunnata kehitysresursseja.
…Ja yllä mainittuja kehitysresursseja voidaan ohjata käyttäen niin sanottua jatkuvan parantamisen ympyrää tai kehää. Jatkuvan parantamisen ympyrä pohjaa ajatukselle, jossa laatua parannetaan suunnittelemalla parannus (Plan), toteuttamalla se (Do), varmistaen tulokset (Check) sekä tehden varmistuksen pohjalta tarvittavat korjaukset (Act). Uusi taso standardisoidaan ja kierros aloitetaan uudelleen. Tämän toteuttamiseksi QMClouds tarjoaa kattavat mahdollisuudet ylläpitää laatudokumentaatiota sekä riskirekisteriä, jota voidaan käyttää pohjana parannusideoiden luomiseksi. Tutustu asiaan tarkemmin tästä.
Miten laatukustannuksia voi laskea?
Toivottavasti yllä oleva onnistui kuvaamaan, miten laatujohtamisen elementit nivoutuvat toisiinsa. Käydään asia läpi myös hieman yksityiskohtaisemmin. Miten laatukustannuksia voi laskea? Ensinnä tulisi tietysti tietää mitä kustannuksia yrityksellä on. Tätä varten ratkaisu on ottaa käyttöön ohjelmisto, joka tukee kustannusten raportointia ja analysointia. Tähänkin voit käyttää QMClouds ohjelmistoa. Laatukustannukset jaetaan yleisesti neljään kategoriaan: Sisäiset ja ulkoiset huonon laadun kustannukset (COPQ = cost of poor quality) sekä hyvän laadun arviointi- ja estokustannukset (COGD = cost of good quality). Huonon laadun sisäiset kustannukset muodostuvat uudelleen tekemisestä (eli joku asia ei mennyt ensimmäiselle oikein), uudelleen tarkastamisesta sekä virheellisistä tuotteista. Ulkoiset huonon laadun kustannukset muodostuvat luonnollisesti virheistä, jotka pääsevät asiakkaalle asti – takuukustannukset, korjaukset ja niin edelleen. Hyvän laadun kustannukset sen sijaan muodostuvat 1) yrityksen itse asettamista kontrolleista, kuten laatutarkastuksista sekä 2) laadun parantamiseen käytetyistä resursseista, kuten koulutuksesta, sertifioinnista tai johtamisjärjestelmästä.
Laatukustannusten seurannan aloittamiseksi kannattaa aloittaa poikkeamaraportointi pitäen mielessä poikkeamien olevan joko sisäisiä tai ulkoisia (tagit!). Poikkeamaraportoinnista saatavaa tietoa voidaan käyttää välittömästi mahdollisimman nopeaan virheen korjaamiseen sekä pitkässä juoksussa prosessiongelmien analyysissa. Tämän takia tulee suunnitella huolellisesti, millaisia poikkeamia kerätään sekä miten ne jaotellaan. QMClouds ohjelmistoa käyttäen sekä raportointi että jaottelu ovat onneksi hyvin simppeliä!
Paranna kokonaiskuvaa laadusta hyödyntäen QMClouds ohjelmiston riskimoduulia
”Ensimmäisellä oikein” periaatetta voidaan ajatella poikkeamaraportoinnin lisäksi myös riskien kautta. Missä prosessien vaiheissa riskit virheistä ovat suurimpia? Olemmeko käyneet prosessimme läpi havaitaksemme missä voimme tehdä virheitä vai paikkailemmeko sitä mukaa kun asiakkailta saamme palautetta? QMClouds ohjelmiston riskimoduulia käyttäessä voi hyödyntää samoja tageja kuin poikkeamaraportoinnissa, jolloin kokonaiskuva laadusta paranee huomattavasti. Tällöin päästään käsiksi myös ennakoiviin toimenpiteisiin, eikä tehdä ainoastaan korjausliikkeitä.
