Mikä on laatujärjestelmä ja mitkä ovat sen hyödyt?
Haluatteko parantaa yrityksenne laatua? Saada kustannuksia kuriin? Parantaa asiakastyytyväisyyttä? Tai esittävätkö omat asiakkaanne vaatimuksia koskien laadunhallintajärjestelmää?
Jos vastaus yhteenkään kysymykseen on kyllä, kannattaa yrityksenne harkita ISO 9001 standardin mukaista laadunhallintajärjestelmää. Matka kohti sertifioitua laatujärjestelmää kuvitellaan usein haastavaksi, mutta tämä ei pidä paikkaansa, kunhan tiekartta on huolellisesti laadittu.
Mistä laadunhallintajärjestelmässä on kyse?
Järjestelmän tavoite on olla integroitua osaksi yrityksen päätöksentekoa korkean asiakastyytyväisyyden ja tehokkuuden saavuttamiseksi. Laatujärjestelmä liittyy nimensä mukaisesti suoraan johtamiseen - se antaa työkaluja päätöksenteon tueksi. Riippuen yrityksenne nykytilanteesta, nämä voivat olla uusia työkaluja tai asioita, joita jo toteutatte. Laadunhallintajärjestelmässä on siis kyse enemmän kuin tuotelaadun tarkistuksista. Laatujärjestelmä on yksinkertaisuudessaan kokoelma yrityksen itse määrittämiä sisäisiä toimintatapoja (prosesseja, menettelyitä), jotka kertovat miten yritys tuottaa tuotteen tai palvelun asiakkailleen.
Mikä on ISO 9001 laatujärjestelmä?
ISO 9001 on kansainvälisen standardisoimisjärjestö ISO:n julkaisema standardi. Sen voidaan sanoa olevan maailmanlaajuinen, koska standardin luomiseen on osallistuttu 160 maassa ja sertifioituja yrityksiä ja organisaatioita on yli miljoona. Standardi päivitetään noin 7-8 vuoden välein, jotta se vastaa liiketoimintaympäristöjen muutokseen. Nykyinen versio on vuonna 2015 julkaistu versio, joka on nimeltään ISO 9001:2015.
QMCloudsin ISO 9001:2015 laatujärjestelmän muokattavat word ja excel dokumenttipohjat:
Keskeisimmät ISO 9001 Laatujärjestelmän dokumenttipohjat
- Laatukäsikirja
- Prosessikuvaus
- Johdon katselmuksen menettelyohje
- Johdon katselmus muistio
- Muutosten johtamisen menettelyohje
- Organisaation toimintaympäristön menettelyohje
- Riskien hallinnan menettelyohje
- Tallenteiden hallinnan menettelyohje
- Sisäisen auditoinnin menettelyohje
- Sisäisen auditoinnin raportti
- Korjaavien ja ennaltaehkäisevien toimenpiteiden menettelyohje
Täydentävät ISO 9001 laatujärjestelmän dokumenttipohjat
- Hyväksytyt toimittajat lomake
- Dokumentoidun tiedon menettelyohje
- Suunnittelun menettelyohje
- Tarjousten ja tilausten menettelyohje
- Tunnistettavuuden ja jäljitettävyyden menettelyohje
- Ulkoistettujen prosessien menettelyohje
- Säilytyksen ja varastoinnin menettelyohje
- Ennakoivien huoltojen menettelyohje
- Roolikuvaukset
- Poikkeavien tuotteiden valvonnan menettelyohje
- Ostotoiminnan menettelyohje
- Koulutusten menettelyohje
- Työntekijöiden koulutusmatriisi
- Henkilöstön koulutustodistus
- Laitteiden validointi menettelyohje
- Vastaanoton menettelyohje
- Lähetysten menettelyohje
Vuonna 2015 uudistettu ISO 9001 standardi painottaa seuraavia asioita:
- Laatujärjestelmän tavoitteet ja politiikka tulee sisällyttää osaksi organisaation kokonaisvaltaista liiketoimintastrategiaa. Standardin kielellä puhutaan organisaation toimintaympäristöstä.
- Yrityksen johdon tulee sitoutua ja osallistua laatujohtamiseen sekä otettava siitä näkyvä vastuu.
- Riskien ja mahdollisuuksien arviointi on otettu päätöksenteon perustaksi.
- Laadun parantaminen alkaa prosessilähtöisyydestä.
- Palvelujen tuottajien ja ei-valmistavien yritysten kasvava osuus standardin hyödyntäjinä on huomioitu.
Uudistettu ISO 9001 noudattaa samaa yhteistä rakennetta sekä samoja avaintermejä ja määritelmiä kuin ympäristöjärjestelmästandardi ISO 14001:2015 ja työterveyden ja –turvallisuuden standardi ISO 45001. Yhteinen rakenne helpottaa standardien yhtä aikaista käyttöä.
Mitä laatu on?
ISO 9001 standardin määritelmä ”laadusta” on siis hyvin laaja – laatu tarkoittaa sitä, miten hyvin yrityksesi vastaa asiakasvaatimuksiin. Tämä määritelmä käsittää paljon enemmän kuin teknisen laadun, eli esimerkiksi kuinka kestävä tuote on. Kyse on myös toimitustäsmällisyydestä, palvelutasosta sekä muista asiakakkaan odotuksista. Toisaalta kyse on myös yrityksen sisäisestä laadusta – uudelleen tekemisestä, virheistä ja muista vältettävissä olevista kustannuksista.
Mistä siis aloittaa laadunhallintajärjestelmän kanssa?
Aivan alkuun on viisasta tutustua standardin sisältöön. Tämä onnistuu esimerkiksi rekisteröitymällä QMClouds -käyttäjäksi ja perehtyä jo olemassa oleviin dokumenttipohjiin. ”Procedures” ja ”Quality Manual” osioita tutkiessasi saat käsityksen millaisia asioita ISO9001 standardi käsittelee. Älä kuitenkaan unohda tutustua myös itse standardiin!
Haluammeko rakentaa laatujärjestelmän ja mikä on sen tavoite?
Kun olet saanut käsityksen standardin sisällöstä voit tehdä arvion, kuinka paljon yrityksessänne jo olemassa olevia prosesseja voidaan hyödyntää ja kuinka paljon uutta tarvitsee rakentaa. Tässä vaiheessa on myös hyvä seisahtua totuuden äärelle – haluammeko rakentaa laatujärjestelmän ja mikä on sen tavoite? Tämä on merkittävä kysymys, koska toiminnan kehittämisessä on kyse prosesseista, ei projektista. Toiminnan muuttaminen puolestaan vaatii (johdon) sitoutumista ja sinnikkyyttä pitää tehdystä päätöksestä kiinni. QMCloudsin työkaluja voidaan yrityksessä hyödyntää myös ajateltaessa kevyempää ratkaisua – esimerkiksi laatukustannusta seuranta onnistuu helposti ottamalla käyttöön poikkeamaraportoinnin. Järjestelmää ja käyttöähän voi laajentaa myös pikkuhiljaa.
Laatujärjestelmän rakentaminen
Kun yrityksessänne on sitouduttu laatujärjestelmän luomiseen, on aika kääriä hihat ja ryhtyä hommiin! Ensimmäinen päätös koskee sitä millä laajuudella standardia tullaan yrityksessä soveltamaan. Otetaanko laatujohtamismenettelyt käyttöön koko yrityksessä vai rajataanko joitain toimintoja pois? Mahdollinen rajaaminen täytyy tehdä huolella ja se pitää pystyä perustelemaan, mikäli sertifiointiin joskus ryhdytään. Toinen strateginen linjaus kohdistuu siihen, halutaanko järjestelmä sertifioida vai ei. Alkuun voi olla helpompaa ottaa oppimisvaihe soveltaen standardin työkaluja ja pyrkiä toimimaan ISO9001 mukaisesti, mutta odottaa hetki sertifioinnin kanssa. Pitkässä juoksussa sertifiointi yleensä kuitenkin tuo toimintaan ryhtiä sekä jatkuvuutta. Mikä päätöksenne onkaan, ovat QMCloudsin työkalut helposti otettavissa käyttöön ja käytettävissä uusia, parempia prosesseja luodessanne!
Laatujärjestelmän tavoitteet ja suunnitelma
Strategisen suunnan valittuanne on syytä miettiä laatujohtamiselle asetettavia tavoitteita sekä laatia suunnitelma missä aikataulussa ja miten laatujärjestelmä halutaan ottaa käyttöön. Käyttöönottoa helpottaa huomattavasti, mikäli suunnitelma tehdään yhdessä työn tekemiseen osallistuvien tekijöiden kanssa. Osallistamalla sitoutuminen uuteen yleensä kasvaa. Tavoitteiden asetannan suhteen voi miettiä painopisteitä – halutaanko parantaa asiakastyytyväisyyttä, pienentää laatukustannuksia, tehostaa prosesseja vai jotain muuta? Luonnollisesti kaikkia edellä mainittuja, mutta resurssien rajallisuus on kuitenkin syytä pitää mielessä jokseenkin realistisesti. Oli painopiste mikä tahansa, asiakkaasta kannattaa aina aloittaa.
Valmiiden dokumenttipohjien hyödyntäminen
Merkittävä osa laatujärjestelmää on ”dokumentoitu tieto” eli yrityksen omat kuvaukset siitä, miten johtamisjärjestelmä yrityksessä toimii. Näiden luominen tyhjästä voi olla vaativa tehtävä, tähän tukena ovat jo aiemmin mainitut QMClouds:n luomat valmiit pohjat. Niiden avulla aloittaminen vähentää työmäärää huomattavasti.
ISO9001 laatujärjestelmän kritisoidaan usein olevan byrokraattinen tai paperilla tehtävä harjoitus. Tämä on totta monien sellaisten yritysten kohdalla, joiden asenne järjestelmää kohtaan on saada järjestelmä ainoastaan sertifioitua esimerkiksi markkinointia varten. Jos laatujärjestelmän aikoo rakentaa, kannattaa investoinnista ottaa myös sen tuomat hyödyt irti keskittyen järjestelmän tavoitteisiin liiketoiminnan parantamiseksi, ei standardin vaatimusten täyttämiseksi.
Tätä lähestymistä ajatellen saattaa olla hyödyllistä käyttää jo valmiiksi mietittyjä työkaluja ja pohjia, kuten QMClouds:n tarjoama poikkeamaraportointi ja riskien arviointi, jotta yrityksenne voi keskittyä rakentamaan tehokkaita prosesseja työkalujen hiomisen sijaan.
Mitkä ovat laadunhallintajärjestelmän hyödyt?
ISO 9001 mahdollisesti saatavia hyötyjä ei tule vähätellä. Sekä isot että pienet yritykset voivat hyötyä standardin ohjeista parantamalla tehokkuutta ja asiakastyytyväisyyttä. Alle on listattu kuusi laatujärjestelmän hyötyä ja miksi ne ovat merkittäviä.
Uskottavuuden ja imagon parantuminen
Koska ISO 9001 on kansainvälisesti tunnustettu standardi, siitä on tullut maailmanlaajuisesti laatujärjestelmien perusta. Varsinkin suurten yritysten etsiessä toimittajia on vaatimuksena tai etuna ISO 9001 standardiin pohjautuva laatujärjestelmä.
Asiakastyytyväisyyden parantuminen
Yksi laatujohtamisen sekä ISO 9001 standardin pääperiaatteista on asiakastyytyväisyyden parantaminen suunnitelmallisesti. Asiakastyytyväisyyden parantuessa nykyisten asiakkaiden pitäminen helpottuu. Mitä enemmän uskollisia asiakkaita, sitä enemmän myyntiä.
Prosessien parempi integrointi
Katsottaessa yrityksen tekemistä prosessilähtöisesti, kuten ISO 9001 suosittaa, löytyy yleensä päällekkäisiä toimintoja, tehottomuutta ja parantamismahdollisuuksia. Paremmat prosessit, ja paremmin yhteensopivat prosessit, tuottavat tehokkuutta ja vähemmän virheitä. Tehokkuuden kasvu ja virheiden väheneminen tarkoittavat pienempiä kustannuksia.
Parempaa tietoa päätöksenteon tueksi
Toinen laatujohtamisen perusperiaatteista on tietoon perustuvat päätökset. Kun päätöksiä tehdään perustuen tietoihin ”mutun” sijaan, päästään parempiin lopputuloksiin ilman yritys ja erehdys -metodia. Esimerkiksi käyttämällä QMCloudsin poikkeamaraportointia voit nopeasti ja helposti kerätä tietoa sekä asiakkailta että sisäisistä poikkeamista – tätä tietoa voit hyödyntää parannustoimenpiteiden kohdistamisessa. Lisäksi tietoa voidaan käyttää seurattaessa parannusten todella toimivan.
Työntekijöiden sitoutuminen
Yleisesti ottaen työntekijät, jotka voivat vaikuttaa positiivisesti omiin prosesseihinsa ovat sitoutuneempia ja tyytyväisempiä. Toisaalta, ketkä muut prosesseihin liittyvät parannuskohteet osaisivatkaan tunnistaa kuin työtä tekevät henkilöt? Tekijöiden ollessa mukana tunnistamassa parannuskohteita ja luomassa niihin ratkaisuja, on sitoutuminen uusien toimintatapojen käyttöön ottamiseen huomattavasti todennäköisempää kuin ylhäältä tulevaan saneluun. Tällainen toiminta myös luo jatkuvan parantamisen kulttuuria sekä omistajuutta omasta työstä. Toisaalta työntekijöiden ymmärtäessä oman työnsä vaikutuksen koko prosessin laatuun voidaan prosesseissa, laadussa ja asiakastyytyväisyydessä ottaa merkittäviä edistysaskeleita.
Jatkuvan parantamisen kulttuuri
Jatkuva parantaminen on laatujohtamisen tärkeimpiä periaatteita. Parannuskohteiden jatkuva etsiminen ja toteuttaminen auttaa yritystä kehittymään, mutta jatkuvan parantamisen kulttuuri myös valmistaa ongelmien ratkaisemiseen.
Lataa ilmainen ISO 9001:2015 laatukäsikirjan malli
Löydä kaikki yrityksesi laatudokumentit yhdestä paikasta. QMCloudsissa ne ovat helposti koko henkilöstön saatavilla.
ISO 9001 Laatujärjestelmä
Miten rakennetaan yritykselle laadunhallintajärjestelmä?
Vaatimus ISO 9001:2015 mukaisen laatujärjestelmän rakentamisesta tulee yleensä asiakkailta
Kun yritys toimii standardin ISO 9001:2015 mukaisesti, voidaan luottaa, että määritellyt ja vakioidut prosessit tuottavat tasaista laatua. Usein asiakkaalle riittää, että yritys pystyy osoittamaan toimivansa laatujärjestelmä standardin ISO 9001:2015 mukaisesti. Tämä onnistuu helposti QMCloudsilla, koska QMCloudsin avulla laatujärjestelmän rakentaminen ja käyttö on helppoa.
Laatukäsikirja
Laatujärjestelmän rakentaminen käynnistyy normaalisti laatukäsikirjan luomisella
Laatukäsikirjassa määritellään yrityksen laatupolitiikka, toimintaympäristö, yrityksen johtaminen, yrityksen eri toiminnot ja niiden johtaminen sekä prosessien mittaaminen. Laatukäsikirjaan liitetään yrityksen pääprosessien prosessikuvaukset ja prosessien tuotokset.
Menettelyohjeet
Laatujärjestelmään liittyvät myös menettelyohjeet, jotka ovat ohjeita yrityksen menettelyistä eri asioissa
Menettelyohjeita ovat esimerkiksi johdon katselmusten toteuttaminen, tilausten käsittely, poikkeamien käsittely, havaintojen käsittely, riskien hallinta.
Sovellettavissa yrityksen omiin tarpeisiin
Laatujärjestelmä on ISO 9001:2015 standardin mukaan hyvin sovellettavissa yrityksen omiin lähtökohtiin ja tarpeisiin
Laatujärjestelmän tavoitteena onkin dokumentoida toimintatavat ja prosessit sekä varmistaa niiden mukaan toimiminen ja jatkuva parantaminen.