Laatukäsikirja ISO 9001:2015
Laatukäsikirjan tarkoitus on toimia, nimensä mukaisesti, käsikirjana sen suhteen miten asioita kyseisessä organisaatiossa hoidetaan. Laatukäsikirjaa ei kannata kuitenkaan ajatella perinteisenä tulostenippuna kansiossa, vaan ennemmin hakemistona, johon on linkitetty erilaisia muuttuvia toimintaohjeita.
Miten rakennat hyvän ISO 9001:2015 mukaisen laatukäsikirjan
Kun organisaatiosi on päättänyt lähteä systemaattiseen laadun kehittämiseen joko sertifioimalla ISO 9001 mukaisen laatujärjestelmän tai noudattamalla ISO 9001 oppeja, tulee vastaan kysymys laatukäsikirjasta. Mistä laatukäsikirjassa on kyse ja, oikeastaan, tarvitaanko sitä? Aloitetaan aiheen käsittely siitä, mikä laatukäsikirja on.
Laatukäsikirja on dokumentti, jossa kuvataan miten organisaation laatuun (laadunhallinta, laatujohtaminen) liittyvien prosessien on tarkoitus toimia. Laatukäsikirja voi sisältää toimintatavat (engl. policy), jotka vaikuttavat organisaation kykyyn tuottaa laadukkaita tuotteita tai palveluita sekä vastata ISO 9001 standardin vaatimuksiin.
Laatukäsikirjan tarkoitus on toimia, nimensä mukaisesti, käsikirjana sen suhteen miten asioita kyseisessä organisaatiossa hoidetaan. Laatukäsikirjaa ei kannata kuitenkaan ajatella perinteisenä tulostenippuna kansiossa, vaan ennemmin hakemistona, johon on linkitetty erilaisia muuttuvia toimintaohjeita. Tämän QMCloudsin dokumenttihallintamoduuli mahdollistaa erinomaisen kätevästi.
Edellä mainitun hakemiston lisäksi laatukäsikirjassa voidaan kuvata organisaation enemmän staattiset asiat, kuten toimintaympäristö tai johtamiseen ja suunnitteluun liittyvät käytännöt.
Lataa ilmainen ISO 9001:2015 laatukäsikirjan malli
Löydä kaikki yrityksesi laatudokumentit yhdestä paikasta. QMCloudsissa ne ovat helposti koko henkilöstön saatavilla.
QMCloudsin ISO 9001:2015 laatujärjestelmän muokattavat word ja excel dokumenttipohjat:
Keskeisimmät ISO 9001 Laatujärjestelmän dokumenttipohjat
- Laatukäsikirja
- Prosessikuvaus
- Johdon katselmuksen menettelyohje
- Johdon katselmus muistio
- Muutosten johtamisen menettelyohje
- Organisaation toimintaympäristön menettelyohje
- Riskien hallinnan menettelyohje
- Tallenteiden hallinnan menettelyohje
- Sisäisen auditoinnin menettelyohje
- Sisäisen auditoinnin raportti
- Korjaavien ja ennaltaehkäisevien toimenpiteiden menettelyohje
Täydentävät ISO 9001 laatujärjestelmän dokumenttipohjat
- Hyväksytyt toimittajat lomake
- Dokumentoidun tiedon menettelyohje
- Suunnittelun menettelyohje
- Tarjousten ja tilausten menettelyohje
- Tunnistettavuuden ja jäljitettävyyden menettelyohje
- Ulkoistettujen prosessien menettelyohje
- Säilytyksen ja varastoinnin menettelyohje
- Ennakoivien huoltojen menettelyohje
- Roolikuvaukset
- Poikkeavien tuotteiden valvonnan menettelyohje
- Ostotoiminnan menettelyohje
- Koulutusten menettelyohje
- Työntekijöiden koulutusmatriisi
- Henkilöstön koulutustodistus
- Laitteiden validointi menettelyohje
- Vastaanoton menettelyohje
- Lähetysten menettelyohje
Tarvitaanko laatukäsikirjaa?
Lähestyttäessä kysymystä tarvitaanko laatukäsikirjaa, on järkevää miettiä ISO 9001 laatujärjestelmän laajuutta. Laatukäsikirja ei sinällään ole pakollinen, mutta vähänkään laajemman järjestelmän ollessa kyseessä toimii laatukäsikirja ISO 9001:2015 laatujärjestelmälle hyvänä selkärankana. Arvioitaessa laatukäsikirjan tarvetta on huomioitava, ettei ISO 9001:2015 enää edellytä erillisen laatukäsikirjan laatimista vaan ohjaa yrityksen prosessien kuvaamiseen. Siksi ”uudenmallisen” laatukäsikirjan tulisikin pyrkiä kuvaaman organisaation toimintatapoja (eli prosesseja).
ISO 9001 Laatukäsikirjan käyttötarkoitukset
- Esimiesten ja organisaation tietopankki
- Odotusten ja toimintatapojen viestiminen
- Osoittaa ISO 9001 vaatimusten täyttyminen
- Aloituspiste sisäisille ja ulkoisille auditoinneille
Mitä ISO 9001 laatukäsikirjan tulisi sisältää?
Tutustu QMCloudsin dokumenttipohjiin sekä sieltä löytyvään esimerkkikäsikirjaan! ISO 9001 sertifiointia tavoittelevien tai standardia soveltavien organisaatioiden kädet ovat melko vapaat laatukäsikirjan runkoa laadittaessa. Laatukäsikirjan tuleekin kuvata, miten kunkin organisaation prosessien on tarkoitus toimia, joten käsikirjan sisältö vaihtelee tekijänsä mukaan. Laatukäsikirjan tuleekin ”sanahelinän” sijaan kuvata todellisen maailman prosesseja.
Laatukäsikirjan sisältö voisi koostua laatupolitiikasta, organisaation toimintaympäristön ja sidosryhmien kuvauksesta, organisaatiokaavioista, ISO 9001:2015 laatujärjestelmän laajuuden (engl. scope) kuvauksesta, (laatu-) johtamis- ja suunnitteluprosessien kuvauksesta, laatumittariston kuvauksesta sekä tiedoista mistä eri aihepiirien menettelyt löytyvät. Laatukäsikirjaa (ja muutakin dokumentaatiota) laatiessa käytä mahdollisimman paljon jo olevassa olevaa materiaalia muokaten se yhtenäiseen muotoon.
Laatukäsikirjaan ei siis sisällytetä esimerkiksi työohjeita vaan ennemminkin kuvaus siitä millaisella prosessilla työohjeet luodaan ja ylläpidetään. Laatukäsikirjan on tarkoitus kuvata asioita yleisellä tasolla, ohjeiden ja menettelyiden mennessä kohti yksityiskohtaisempaa. Seuraavassa esimerkissä laatukäsikirja on melko laaja, mutta ao. runkoa hyödyntäen tulee katettua tärkeimmät aihealueet hyvin.
Esimerkki ISO 9001:2015 laatukäsikirjan sisällysluettelosta
- Versio- ja hyväksymishistoria
- Organisaation lyhyt esittely
- Sanasto ja määritelmät
- Organisaation toimintaympäristö
- Organisaation ja sen toimintaympäristön ymmärtäminen
- Sidosryhmien tarpeiden ja odotusten ymmärtäminen
- Laadunhallintajärjestelmän soveltamisalan määrittäminen
- Johtaminen
- Johtaminen ja sitoutuminen
- Asiakaskeskeisyys
- Laatupolitiikka
- Suunnittelu
- Riskien ja mahdollisuuksien käsittely
- Laatutavoitteet ja niiden saavuttamiseen tarvittavien toimien suunnittelu
- Dokumentoitu tieto
- Toiminta
- Toiminnan suunnittelu ja ohjaus
- Tuotteita ja palveluita koskevat vaatimukset
- Viestintä asiakkaiden kanssa
- Tuotteisiin ja palveluihin liittyvien vaatimusten määrittäminen
- Tuotteisiin ja palveluihin liittyvien vaatimusten katselmointi
- Tuotteita ja palveluita koskevien vaatimusten muutokset
- Tuotteiden ja palveluiden suunnittelu ja kehittäminen
- Tuotanto ja palveluiden tuottaminen
- Tuotannon ja palveluiden tuottamisen ohjaus
- Tunnistettavuus ja jäljitettävyys
- Asiakkaiden tai ulkoisten toimittajien omaisuus
- Suorituskyvyn arviointi
- Seuranta, mittaus, analysointi ja arviointi
- Asiakastyytyväisyys
- Parantaminen
- Poikkeavuudet ja korjaavat toimenpiteet
- Jatkuva parantaminen